El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) afecta directamente a cualquier organizador que recoja datos de asistentes. Emails, nombres, teléfonos, preferencias de compra... todo esto son datos personales que deben tratarse conforme a la normativa. El incumplimiento puede suponer multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual. Esta guía te explica lo esencial.
Datos que recoges (y quizás no sabías)
Como organizador de eventos, recoges más datos de los que probablemente piensas. Es importante identificarlos todos para gestionarlos correctamente.
- Datos de compra: nombre, email, teléfono, dirección de facturación
- Datos de acceso: hora de entrada, zona, intentos de validación
- Datos de comportamiento: páginas visitadas, carritos abandonados
- Datos de dispositivo: IP, navegador, sistema operativo
- Datos opcionales: preferencias, fecha de nacimiento, género
Bases legales para el tratamiento
El RGPD exige que cada tratamiento de datos tenga una base legal. Para organizadores de eventos, las más relevantes son:
- Ejecución de contrato: necesitas los datos para vender y entregar la entrada
- Consentimiento: para enviar newsletters o comunicaciones comerciales
- Interés legítimo: para prevenir fraude o mejorar el servicio
- Obligación legal: datos fiscales que debes conservar por ley
Consentimiento: cómo obtenerlo bien
El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco. Esto significa que no puedes usar casillas premarcadas, ni condicionar la compra a aceptar marketing, ni esconder el consentimiento en términos y condiciones genéricos.
- Casillas separadas para cada finalidad (una para marketing, otra para terceros)
- Lenguaje claro y comprensible, sin jerga legal
- Igual de fácil retirar el consentimiento que darlo
- Registro de cuándo y cómo se obtuvo cada consentimiento
Derechos de los asistentes
Los asistentes tienen derechos sobre sus datos que debes poder atender. Tienes un mes para responder a cualquier solicitud.
- Acceso: saber qué datos tienes sobre ellos
- Rectificación: corregir datos incorrectos
- Supresión: borrar sus datos (con excepciones legales)
- Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado
- Oposición: negarse a ciertos tratamientos
Proveedores y encargados de tratamiento
Cuando usas una plataforma de ticketing, un servicio de email marketing o cualquier otro proveedor que acceda a datos de tus asistentes, necesitas un contrato de encargado de tratamiento. Este contrato define qué puede hacer el proveedor con los datos y sus obligaciones de seguridad.
- Verifica que tus proveedores cumplen con RGPD
- Firma contratos de encargado de tratamiento
- Comprueba dónde almacenan los datos (transferencias internacionales)
- Mantén un registro de todos los proveedores con acceso a datos
Brechas de seguridad
Si sufres una brecha de seguridad que afecte a datos personales, tienes 72 horas para notificarla a la Agencia de Protección de Datos. Si el riesgo es alto, también debes informar a los afectados. Tener un protocolo preparado antes de que ocurra es fundamental.
Conclusión
El RGPD no es solo una obligación legal, es una oportunidad para generar confianza con tus asistentes. Gestionar los datos de forma transparente y responsable mejora tu reputación y reduce riesgos. Invierte tiempo en implementar las bases correctamente y actualízalas cuando cambien tus procesos.