Gids Rotterdam

Een evenement organiseren in Rotterdam: termijnen, instanties en ticketing

Rotterdam deelt evenementen in vier categorieën in, en elke categorie heeft een eigen klok. Een 0-evenement meld je minimaal vijf werkdagen vooraf; een A-evenement vraag je uiterlijk vier weken voor aanvang aan — inclusief opbouwperiode en met een volledige aanvraag — en voor een B- of C-evenement moet je je al uiterlijk 1 september van het voorafgaande jaar aanmelden bij Rotterdam Festivals, met de vergunningaanvraag vóór 15 december. Futura Tickets is het ticketplatform waarmee je de voorverkoop draait terwijl die termijnen lopen.

Demo aanvragen

Wat Rotterdam van je vraagt voordat je de eerste kaart verkoopt

0-evenement melden

Minimaal 5 werkdagen vooraf

De lichtste route: geen vergunning, alleen een melding. Die staat open voor evenementen met maximaal 250 bezoekers, waarbij het geluid onder 80 dB(A) op tien meter van de bron blijft, objecten niet groter zijn dan 25 m² en de rijbaan vrij blijft. Voldoe je aan één van die criteria niet, dan val je automatisch in de vergunningplichtige categorieën A, B of C. 0-evenementen zijn bovendien vrijgesteld van leges.

Gemeente Rotterdam · Bron: Gemeente Rotterdam — 0-evenement melden

Vergunning A-evenement aanvragen

Uiterlijk 4 weken voor aanvang, inclusief opbouwperiode

De categorie voor evenementen met een laag risico. De Nota evenementenvergunningen 2019 is er expliciet over: de aanvraag moet "uiterlijk vier weken voor aanvang van het evenement (inclusief opbouwperiode) met een volledige vergunningaanvraag zijn ingediend". Daar zitten twee dingen in verstopt die organisatoren geld kosten: de termijn telt vanaf de opbouw en niet vanaf de eerste act, en hij telt pas als de aanvraag compleet is. De burgemeester verleent de vergunning.

Gemeente Rotterdam — de burgemeester · Bron: Gemeente Rotterdam — vergunning A-evenement aanvragen

Aanmelding voor het B- en C-evenementenoverzicht

Uiterlijk 1 september van het voorafgaande jaar

Voordat je een B- of C-evenement überhaupt kunt aanvragen, moet het op het evenementenoverzicht van de stad staan. Aanmelden gebeurt bij Rotterdam Festivals en moet "uiterlijk op 1 september van het jaar voorafgaand" aan het evenement. Het college stelt het overzicht vervolgens in november vast. Mis je 1 september, dan mis je in de praktijk het hele jaar: dit is de hardste datum in de Rotterdamse evenementenkalender.

Rotterdam Festivals · Bron: Gemeente Rotterdam — vergunning B- en C-evenement aanvragen

Vergunning B- of C-evenement aanvragen

Aanvraag vóór 15 december van het voorafgaande jaar; vergunning tot uiterlijk 8 weken vooraf

De zware categorie: grote of risicovolle evenementen. De vergunningaanvraag moet vóór 15 december van het voorafgaande jaar zijn ingediend bij de directie Veiligheid van de gemeente; de vergunning zelf wordt tot uiterlijk acht weken voor het evenement verleend. Organisatoren die nieuw zijn in de stad doorlopen eerst een intakegesprek. Je planningsvenster begint dus bij de aanmelding van 1 september, niet bij deze aanvraag.

Directie Veiligheid, gemeente Rotterdam · Bron: Nota evenementenvergunningen 2019, Gemeenteblad

Ontheffing artikel 35 Alcoholwet

Wordt er op het evenemententerrein alcoholhoudende drank geschonken, dan is een aparte ontheffing nodig. De Nota is daar ondubbelzinnig over: "Als op het evenemententerrein alcoholhoudende drank wordt geschonken, moet een ontheffing worden aangevraagd van artikel 35" van de Alcoholwet. Een eigen indieningstermijn publiceert de Nota niet, en die vullen wij hier niet in. Plan de ontheffing daarom gelijk op met de evenementenvergunning en bevestig het tijdpad bij de gemeente.

Gemeente Rotterdam · Bron: Nota evenementenvergunningen 2019, Gemeenteblad

Aansprakelijkheidsverzekering, veiligheidsplan en verkeersregelaars

Instructie van verkeersregelaars: minimaal 2 weken vooraf

De vergunning hangt niet alleen aan papieren over het programma. Verplicht is "een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering… die zowel de materiële als de letselschade dekt", plus een veiligheidsplan. Zet je verkeersregelaars in, dan moet de polis hen uitdrukkelijk dekken en moeten zij minimaal twee weken voor het evenement instructie krijgen. Regel de polis dus vóór de aanvraag, niet in de week van het evenement.

Gemeente Rotterdam · Bron: Nota evenementenvergunningen 2019, Gemeenteblad

De Rotterdamse evenementenmarkt, op ware schaal

De gemeente publiceert 23 buitenlocaties met een wettelijk maximumaantal gelijktijdig aanwezige bezoekers: Coolsingel/Weena/Hofplein 100.000, Binnenrotte 40.500, Het Park en Kralingse Bos Westzijde elk 20.000, Oeverpark Nesselande en Zuiderpark Vaanweidezijde 15.000, Roel Langerakpark 14.000, Kralingse Bos Oostzijde 12.000, Lloyd Multiplein 10.000, Vroesenpark 8.000, Stadhuisplein en Park de Twee Heuvels 7.500, en Museumpark, Schouwburgplein, Plein 1940, Noordplein en Willemsplein elk 5.000 (Beleidskader Locatieprofielen Rotterdam 2025). Dat cijfer is een bovengrens, geen werkbare capaciteit: podia en opbouwelementen gaan er in de praktijk vanaf, en sinds 2025 legt elk locatieprofiel naast dB(A) ook een dB(C)-grens vast om de lage tonen af te bakenen. De stadskalender loopt bovendien het hele jaar door en niet alleen in de zomer: International Film Festival Rotterdam in januari-februari, North Sea Jazz in juli in Rotterdam Ahoy, Rotterdam Unlimited/Zomercarnaval eveneens in juli en de Wereldhavendagen in september. De Marathon en de Wereldhavendagen worden in de gemeentelijke Nota zelf genoemd als voorbeelden van een C-evenement, de zwaarste categorie. Het gevolg is een kalenderprobleem, en juist dat is wat organisatoren opbreekt: wie in juli buiten wil programmeren op die schaal, moest zich het jaar ervóór al vóór 1 september aanmelden.

Belangrijk: de hier genoemde locaties, zalen en festivals zijn openbaar beschikbare marktinformatie over de stad Rotterdam en uitdrukkelijk geen klanten, partners of referenties van Futura Tickets. Er bestaat geen zakelijke relatie met hen; ze staan hier alleen om de omvang en het ritme van de stad te beschrijven. De bezoekersaantallen komen uit het Beleidskader Locatieprofielen Rotterdam 2025 en gelden als wettelijk maximum per locatie. Van de overdekte zalen in de stad publiceren wij geen capaciteiten, omdat wij die niet uit een officiële bron konden verifiëren.

Veelgestelde vragen van organisatoren in Rotterdam

Wanneer moet ik mijn evenement aanmelden bij Rotterdam Festivals?+

Een B- of C-evenement moet uiterlijk op 1 september van het jaar voorafgaand aan het evenement worden aangemeld bij Rotterdam Festivals voor het evenementenoverzicht. Het college stelt dat overzicht in november vast. Daarna volgt de vergunningaanvraag, die vóór 15 december binnen moet zijn; de vergunning zelf wordt tot uiterlijk acht weken voor het evenement verleend. Organisatoren die nieuw zijn in de stad krijgen eerst een intakegesprek.

Wat is het verschil tussen een 0-, A-, B- en C-evenement in Rotterdam?+

Vier categorieën, vier routes. Een 0-evenement volstaat met een melding: maximaal 250 bezoekers, minder dan 80 dB(A) op tien meter van de bron, objecten tot 25 m² en geen rijbaan die geblokkeerd wordt, minimaal vijf werkdagen vooraf. Een A-evenement heeft een laag risico en vraagt een vergunning, uiterlijk vier weken voor aanvang inclusief opbouwperiode. B- en C-evenementen zijn groot of risicovol: eerst aanmelden voor het overzicht, daarna aanvragen bij de directie Veiligheid.

Hoeveel bezoekers mogen er maximaal op het Museumpark of in Het Park?+

Dat bepaalt niet de organisator maar het locatieprofiel. Het Beleidskader Locatieprofielen Rotterdam 2025 legt voor 23 buitenlocaties een maximumaantal gelijktijdig aanwezige bezoekers vast: het Museumpark staat op 5.000, Het Park op 20.000. Dat getal is een wettelijke bovengrens en geen werkbare capaciteit: podia, tenten en andere opbouwelementen gaan er in de praktijk vanaf, waardoor het werkelijke aantal lager uitvalt.

Mag mijn evenement in Rotterdam na 23:00 uur doorgaan?+

In principe niet. De Nota evenementenvergunningen 2019 stelt dat evenementen een eindtijd van 23:00 uur hebben, tenzij in de vergunning anders is bepaald. Ook op- en afbouw mag niet na 23:00 uur en niet vóór 07:00 uur plaatsvinden. Een latere eindtijd is dus geen recht maar een uitzondering die zwart op wit in je vergunning moet staan; programmeer je laatste act daar niet op vooruit.

Moet ik leges betalen als mijn evenementenvergunning wordt geweigerd?+

Ja. De leges zijn verschuldigd voor de behandeling van de aanvraag, ook wanneer de vergunning uiteindelijk wordt geweigerd. Alleen 0-evenementen zijn ervan vrijgesteld. Het concrete bedrag staat niet in de Nota evenementenvergunningen 2019 en publiceren wij daarom niet: vraag het geldende tarief op bij de gemeente Rotterdam voordat je je begroting sluit.

Deze pagina vat openbaar gepubliceerde regelgeving van de gemeente Rotterdam samen — de Nota evenementenvergunningen 2019 en het Beleidskader Locatieprofielen Rotterdam 2025, geraadpleegd op 15 augustus 2026 — en is geen juridisch of fiscaal advies. Futura Tickets heeft geen kantoor, team of klanten in Rotterdam. Termijnen, tarieven en voorschriften veranderen, en de gemeente beslist, niet wij: controleer elk gegeven bij de gemeente Rotterdam voordat je een melding of aanvraag indient.

Gidsen voor andere steden

De termijnen lopen. De voorverkoop ook.

De vergunning verleent de gemeente — de kaartverkoop doe jij. Futura Tickets geeft je een eigen ticketshop onder je eigen merk, digitale tickets met toegangscontrole en de volledige gegevens van je kopers, exporteerbaar en AVG-proof in plaats van opgesloten bij een marktplaats. In een demo lopen we het platform langs aan de hand van jouw concrete evenement.

Demo aanvragen

Klaar om je ticketverkoop te professionaliseren?

Plan een demo van 15 minuten en ontdek hoe we je kunnen helpen.

Demo aanvragen

Of neem rechtstreeks contact met ons op

+34 634 38 24 56 hello@futuratickets.com