Der Event-Report ist nicht, was Sie verkauft haben, sondern was Sie verdient haben
Sie bauen das Budget nach Posten auf — Künstler, Produktion, Location, Personal, Marketing, Logistik — und erfassen die echten Kosten; das System gleicht sie mit dem laufenden Verkauf ab. Sie sehen Marge und Abweichung jedes Postens, ohne irgendetwas zu exportieren. Und Sie kennen Ihren Break-even: wie viele Tickets nötig sind, um die Kosten zu decken.
Die Plattform sagt Ihnen, was Sie verkauft haben. Die Marge rechnen Sie sich woanders aus.
Mit der Tabelle nebenher
- Das Budget lebt in einem Excel, das nur der versteht, der es gebaut hat
- Die Kosten werden erst zusammengetragen, wenn das Event längst vorbei ist
- Der Break-even wird über den Daumen geschätzt — wenn überhaupt
- Bis zum Abschluss weiß niemand, ob es gut läuft — und dann können Sie nicht mehr reagieren
- Die Plattformgebühr taucht am Ende als Überraschung auf
Mit dem Budget im System
- Das Budget wird nach Posten aufgebaut — mit einer Vorlage für Ihren Event-Typ
- Jede Ausgabe wird mit ihrem Status erfasst: geplant, offen oder bezahlt
- Der Break-even berechnet sich von selbst und wird markiert, sobald er erreicht ist
- Die Marge aktualisiert sich mit jedem Verkauf — solange Sie den Preis noch anpassen können
- Die Plattformgebühr ist von Minute eins an ein Kostenposten wie jeder andere
Von der Prognose bis zum Abschluss — genau dort, wo Sie verkaufen
Budget nach Posten
Künstler, Produktion, Location, Personal, Marketing, Logistik, Versicherungen und Steuern, Plattformgebühren und Sonstiges. Jeder Kostenposten an seinem Platz, nicht in einer blinden Gesamtsumme.
Vorlagen nach Event-Typ
Mehrtägiges Festival, eintägiges Festival, Konzert, Clubnacht oder Privatevent. Sie beginnen mit einer Struktur, die Ihrer schon ähnelt, nicht mit einem leeren Blatt.
Fixe und variable Kosten
Eine Gage ist fix; Bändchen oder Becher fallen pro Besucher an; eine Provision ist ein Prozentsatz. Das Budget versteht alle drei und reagiert auf die erwartete Besucherzahl.
Break-even
Wie viele Besucher Sie brauchen, um die Kosten zu decken — berechnet aus Ihrem Budget und Ihrem Durchschnittspreis. Dazu eine klare Markierung, sobald Sie ihn überschritten haben.
Budget gegen Ist
Jeder Posten stellt das Budgetierte dem tatsächlich Ausgegebenen gegenüber, mit Abweichung in Euro und in Prozent. Genau dort sehen Sie, wo Ihnen das Event aus dem Ruder gelaufen ist.
Event-P&L
Bruttoumsatz, Erstattungen, Nettoumsatz, Gebühren und das, was am Ende wirklich bei Ihnen ankommt. Gegen die Kosten gerechnet ergibt das Bruttomarge, Nettomarge und Marge in Prozent.
Wie viele Tickets Sie verkaufen müssen, um nicht draufzuzahlen — geklärt, bevor der Verkauf startet.
Rechtzeitig reagieren — das ist das Einzige, was hilft
Ein Report, der am Montag darauf eintrifft, taugt nur zum Lernen. Was ein Event verändert, ist, schon am Donnerstag zu wissen, dass Ihnen zweihundert Tickets bis zum Break-even fehlen — solange Sie den Preis noch anpassen, die Promoter antreiben oder Budget in eine Kampagne stecken können. Und nach dem Abschluss sorgt die Abweichung pro Posten dafür, dass das nächste Event mit Daten budgetiert wird und nicht aus der Erinnerung.
Es speist sich aus allem, was beim Event ohnehin passiert
Die Einnahmen müssen Sie nicht von Hand eintragen: Sie sind schon da.
Was Sie uns zu Reporting und Rentabilität fragen
Muss ich die Einnahmen von Hand eintragen?+
Nein. Der Verkauf steckt schon im System — was Sie beisteuern, ist die Kostenseite. Deshalb kann die Marge tagesaktuell sein, ohne dass jemand etwas nachträgt.
Wie wird der Break-even berechnet?+
Aus Ihrem Budget, der erwarteten Besucherzahl und Ihrem durchschnittlichen Ticketpreis. Ändern Sie eines der drei, wird er neu berechnet — und das System markiert, sobald Sie ihn erreicht haben.
Unterscheidet es geplante von bezahlten Ausgaben?+
Ja. Eine Ausgabe kann geplant, offen oder bezahlt sein — und das P&L behandelt die drei Fälle unterschiedlich. Das ist der Unterschied zwischen Ihrer Marge und dem, was tatsächlich in der Kasse liegt.
Taugt es für eine Clubnacht oder nur für Festivals?+
Für beides. Es gibt Budgetvorlagen für mehrtägige Festivals, eintägige Festivals, Konzerte, Clubnächte und Privatevents, dazu eine frei konfigurierbare.
Kann ich Budget und Ist vergleichen?+
Das ist die Hauptansicht: Jeder Posten stellt dem Budget die tatsächliche Ausgabe gegenüber, mit Abweichung in Euro und in Prozent. Genau das macht das nächste Budget besser.
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