Event Management Software: was sie ist und welche Module ein Veranstalter braucht
Eine Event Management Software bündelt, was ein Veranstalter vor, während und nach jedem Termin erledigt: Tickets verkaufen, den Einlass kontrollieren, an den Bars kassieren, das Vertriebsteam bezahlen und wissen, ob das Event Geld verdient hat. Mit Futura Tickets teilen sich all diese Schritte dasselbe Ticket und dieselbe Datenbank.
Was ist eine Event Management Software?
Das hängt davon ab, wer sucht. Für ein Unternehmen, das interne Meetings organisiert, ist es meist ein Tool für Anmeldungen und Agenda. Für einen Veranstalter, der Tickets verkauft, ist es das System, das das Event von Anfang bis Ende trägt: Verkauf, Einlass, Bars, Promoter und Abrechnung. Wenn Ihr Geschäft die Ticketkasse ist, muss das Ticketing im Zentrum stehen, denn aus jedem Ticket entstehen die Daten für alles andere.
Welche Module braucht ein Veranstalter?
Die, die er jedes Wochenende nutzt:
- Tickets online verkaufen, mit Ihrer Marke.
- Einlasskontrolle mit Live-Belegung.
- Kasse und Bars und Cashless-Armbänder, wenn es Verzehr gibt.
- Promoter und Provisionen für das Vertriebsteam.
- Budget und GuV des Events, um zu wissen, ob es Geld verdient.
- Event-CRM für das nächste Mal.
Was gehört nach dem Konzert dazu?
Mehr als der Kassenabschluss. Wer in Deutschland ein Konzert mit Musik veranstaltet, meldet es bei der GEMA an, und laut ihrer Seite für Konzertveranstalter braucht sie bei Konzerten der Unterhaltungsmusik (Tarif U-K) die Setlist innerhalb von 21 Arbeitstagen; kommt sie zu spät, berechnet die GEMA 10 % Zuschlag auf den Tarif. Eine Software, die Verkauf und Abrechnung pro Event bündelt, liefert die Zahlen für die Meldung, ohne Tabellen zusammenzusuchen.