Il report dell'evento non è quanto hai venduto, è quanto hai guadagnato
Costruisci il budget per voci — artisti, produzione, sala, personale, marketing, logistica — registri i costi reali e il sistema li incrocia con le vendite in tempo reale. Vedi il margine e lo scostamento di ogni voce senza esportare nulla. E conosci il tuo punto di pareggio: quanti biglietti servono per coprire i costi.
La piattaforma ti dice quanto hai venduto. Il margine te lo calcoli tu, da un'altra parte.
Con il foglio di calcolo a parte
- Il budget vive in un Excel che capisce solo chi l'ha fatto
- I costi si raccolgono quando l'evento è già passato
- Il punto di pareggio si stima a occhio, ammesso che lo si stimi
- Nessuno sa come sta andando fino alla chiusura, quando non si può più reagire
- La commissione della piattaforma arriva come una sorpresa alla fine
Con il budget dentro
- Il budget si costruisce per voci, con un modello adatto al tipo di evento
- Ogni costo si registra con il suo stato: previsto, da pagare o pagato
- Il punto di pareggio si calcola da solo e viene segnalato quando lo superi
- Il margine si aggiorna a ogni vendita, mentre puoi ancora intervenire sul prezzo
- La commissione entra come una voce di costo tra le altre, fin dal primo minuto
Dalla previsione alla chiusura, nello stesso posto in cui vendi
Budget per voci
Artisti, produzione, sala, personale, marketing, logistica, assicurazioni e imposte, commissioni di piattaforma e altro. Ogni costo al suo posto, non dentro un totale indistinto.
Modelli per tipo di evento
Festival di più giorni, festival di un giorno, concerto, serata in club o evento privato. Parti da una struttura che assomiglia già alla tua, non da un foglio bianco.
Costi fissi e variabili
Un cachet è fisso; il braccialetto o il bicchiere si calcolano per partecipante; una commissione è una percentuale. Il budget capisce tutti e tre e reagisce all'affluenza che ti aspetti.
Punto di pareggio
Quanti partecipanti ti servono per coprire i costi, calcolato a partire dal tuo budget e dal tuo prezzo medio. E un segnale chiaro quando lo hai superato.
Budget contro spesa reale
Ogni voce mette a confronto quanto hai preventivato con quanto hai speso davvero, con lo scostamento in euro e in percentuale. Lì si vede dove ti è sfuggito di mano l'evento.
P&L dell'evento
Ricavo lordo, rimborsi, ricavo netto, commissione e quello che incassi davvero tu. A fronte dei costi, per ottenere margine lordo, margine netto e percentuale.
Quanti biglietti devi vendere per non rimetterci, lo sai prima di aprire le vendite.
Reagire in tempo, che è l'unica cosa che serve
Un report che arriva il lunedì dopo serve solo a imparare. Quello che cambia un evento è sapere giovedì che ti mancheranno duecento biglietti al punto di pareggio, quando puoi ancora intervenire sul prezzo, spingere il team di PR o investire budget in campagna. E alla chiusura, avere lo scostamento per voce è quello che permette di preventivare il prossimo evento con i dati e non a memoria.
Si alimenta di tutto quello che già succede nell'evento
Non devi inserire i ricavi a mano: ci sono già.
Quello che ci chiedete su report e redditività
Devo inserire i ricavi a mano?+
No. La vendita è già nel sistema: quello che aggiungi tu è il lato dei costi. Per questo il margine può restare aggiornato senza che nessuno aggiorni nulla.
Come si calcola il punto di pareggio?+
Con il tuo budget, l'affluenza che ti aspetti e il tuo prezzo medio del biglietto. Si ricalcola se cambi uno qualsiasi dei tre, e il sistema segnala quando lo hai raggiunto.
Distingue tra costo previsto e costo pagato?+
Sì. Un costo può essere pianificato, da pagare o pagato, e il P&L li tratta in modo diverso. È la differenza tra sapere il tuo margine e sapere la tua cassa.
Va bene per una serata in club o solo per i festival?+
Per entrambe le cose. Ci sono modelli di budget per festival di più giorni, festival di un giorno, concerto, serata in club ed evento privato, più uno libero.
Posso confrontare il preventivato con il reale?+
È la vista principale: ogni voce mette a confronto budget e spesa reale con lo scostamento in euro e in percentuale. È ciò che rende migliore il budget successivo.
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