Capaciteit en veiligheid van evenementen in Duitsland: VStättVO 2026

Een zaal van 600 vierkante meter met stoelen in rijen telt in Duitsland als 1.200 bezoekers, ook als je zelf maar 400 tickets wilt verkopen. Dat getal, en niet dat van je businessplan, bepaalt of het evenement onder de Versammlungsstättenverordnung valt. De formule staat in § 1, lid 2, en laat geen ruimte voor schattingen.

Welke regelgeving bepaalt de capaciteit en veiligheid van een evenement in Duitsland?

Er is geen federale wet. Bouwrecht is een bevoegdheid van de Länder, dus de regelgeving die voor jou geldt is de Versammlungsstättenverordnung van de deelstaat waar het evenement plaatsvindt. Boven de zestien deelstaten bestaat één modeltekst: de Muster-Versammlungsstättenverordnung van de Fachkommission Bauaufsicht van de Bauministerkonferenz, in de versie van juni 2005 zoals gewijzigd bij besluit van juli 2014. Die verplicht niemand rechtstreeks; het is de blauwdruk die de Länder overnemen, meestal met dezelfde artikelnummering.

Dat heeft een praktisch gevolg: je kunt de structuur bestuderen aan de hand van het model, maar elk gegeven dat je aan de autoriteit aanlevert, moet uit de tekst van de betreffende Land komen. En de naam verschilt van plek tot plek.

Het officiële Beierse commentaar legt ook uit wat de huidige regelgeving heeft vervangen: de VStättV van 17 december 1990 en, voor horecagelegenheden met meer dan 200 plaatsen, de voormalige Gaststättenbauverordnung. Dat document is de beste interpretatiegids die er in het Spaans of Duits gepubliceerd is over de reikwijdte van de verordnung, omdat het is opgesteld door de autoriteit die hem toepast.

Wanneer is de Versammlungsstättenverordnung van toepassing op jouw evenement?

Dat hangt af van de locatie, niet van het evenement. § 1, lid 1 van het model stelt drie toegangspoorten vast: gebouwen "met zalen die individueel meer dan 200 bezoekers toelaten", en ook gebouwen met meerdere zalen die samen meer dan 200 bezoekers tellen "als die zalen gemeenschappelijke vluchtroutes hebben"; buitenlocaties met podiumoppervlakken en tribunes "die geen demontabele constructies zijn en in totaal meer dan 1.000 bezoekers omvatten"; en stadions en openluchtsportaccommodaties met vaste tribunes die elk meer dan 5.000 bezoekers overschrijden.

Lid 3 sluit vier zaken uit: ruimtes voor religieuze erediensten, leslokalen van algemene en beroepsopleidingen, expositieruimtes van musea en demontabele constructies.

Het Beierse commentaar voegt twee preciseringen toe die geld waard zijn. De eerste: wie geldt als bezoeker? Wie met een ticket toegang heeft tot het evenement, betaald of niet, is altijd bezoeker; organisatoren, artiesten, technisch personeel, ordedienst, keuken- en zaalpersoneel niet. De tweede: horeca. Een locatie met zitplaatsen valt onder de verordnung wanneer de publieksruimtes groter zijn dan 200 vierkante meter, maar een locatie met staanplaatsen, bijvoorbeeld een discotheek, valt er al onder vanaf 100 vierkante meter. Voor een nachtclub komt die drempel veel eerder dan je zou denken.

Hoe wordt de wettelijke capaciteit in Duitsland berekend?

Met een vaste formule. § 1, lid 2 bepaalt dat, "indien uit de Bauvorlagen niets anders blijkt", het aantal bezoekers als volgt wordt vastgesteld:

Hetzelfde lid specificeert dat "oppervlakken die niet toegankelijk zijn voor bezoekers niet in de berekening worden meegenomen" en breidt de regel uit naar buitenlocaties, sportaccommodaties en stadions.

Twee eigen berekeningen op basis van die tabel, met de cijfers uit het openingsvoorbeeld. Een zaal van 600 vierkante meter met stoelen in rijen geeft 1.200 bezoekers; dezelfde zaal met tafels, 600. In beide gevallen zit je boven de 200 en geldt de verordnung in haar volledigheid, ongeacht hoeveel tickets je daadwerkelijk wilt verkopen. En omgekeerd: wil je het aantal verlagen, dan is de weg niet minder verkopen, maar in het goedgekeurde zitplan aantonen dat het werkelijke aantal lager is, zoals lid 2 zelf toestaat door te verwijzen naar de Bauvorlagen.

Dat plan is daarna wet. § 32 verbiedt het overschrijden van het goedgekeurde aantal plaatsen in het Bestuhlungs- und Rettungswegeplan en het wijzigen van de goedgekeurde opstelling, en verplicht tot een zichtbare kopie bij de hoofdingang van elke zaal. De capaciteit die je aan de kassa en bij de toegangen beheert, is letterlijk die van het afgestempelde plan: daar wordt realtime capaciteitsbeheer iets meer dan een meetwaarde — het wordt een verplichting.

Hoeveel uitgangen en vluchtroutebreedte heb je nodig?

De breedte volgt uit de capaciteit, en het criterium verschilt naargelang je binnen of buiten bent. § 7, lid 4 eist dat de vrije breedte van elk deel van de vluchtroute, voor de personen die ervan afhankelijk zijn, minstens 1,20 meter per 600 personen bedraagt bij buitenlocaties en stadions, en 1,20 meter per 200 personen in de overige gevallen. Tussenliggende waarden zijn toegestaan, maar geen enkel traject mag onder 1,20 meter komen, met twee uitzonderingen: 0,90 meter in zalen tot 200 plaatsen en op de routes van het toneelgebouw, en 0,80 meter op de werkgalerijen.

Eigen berekening met dezelfde 1.200 personen: in een zaal is 7,20 meter totale uitgangsbreedte nodig (1.200 ÷ 200 × 1,20); buiten of in een stadion, 2,40 meter (1.200 ÷ 600 × 1,20). Hetzelfde publiek vereist binnen drie keer zoveel breedte.

Ook de afstanden liggen vast. § 7, lid 1 beperkt de looproute vanaf elke plaats tot de zaaluitgang tot 30 meter, uitbreidbaar met 5 meter per 2,5 meter vrije hoogte boven de 5 meter, met een absoluut maximum van 60 meter. § 6 vereist minstens twee onafhankelijke vluchtroutes per verdieping met bezette ruimtes, eigen routes voor elke verdieping met meer dan 800 plaatsen, en twee uitgangen die zo ver mogelijk van elkaar en zo tegenover elkaar mogelijk liggen in elke zaal bestemd voor meer dan 100 bezoekers of groter dan 100 vierkante meter.

Toiletten en rolstoelplaatsen

§ 12 stelt een tabel vast met toiletten per bezoekersplaats: tot 100 plaatsen, 3 damestoiletten, 1 herentoilet en 2 urinoirs; per extra 100 plaatsen tot 1.000, 1,2 / 0,4 / 0,8; boven 1.000, 0,9 / 0,3 / 0,6; en boven 20.000, 0,6 / 0,2 / 0,4. De uitkomsten worden naar boven afgerond en, volgens lid 2, moet minstens één op elke twaalf vereiste toiletten toegankelijk zijn.

Eigen berekening voor die 1.200 plaatsen: 16 damestoiletten, 6 herentoiletten en 11 urinoirs, waarvan 2 toiletten toegankelijk moeten zijn. § 10, lid 7 voegt daaraan toe, voor zalen met zitplaatsen in rijen, rolstoelplaatsen ter hoogte van 1% van de eerste 5.000 plaatsen en 0,5% van het aantal daarboven, met een minimum van twee: in ons voorbeeld, 12 gemarkeerde plaatsen. En § 13 eist dat het aantal toegankelijke parkeerplaatsen minstens de helft van dat getal bedraagt.

Wanneer is een Sicherheitskonzept en een Ordnungsdienst verplicht?

Wanneer de aard van het evenement dat vereist, en altijd boven 5.000 plaatsen. § 43, lid 1 laat dit open: "als de aard van het evenement het vereist, moet de exploitant een veiligheidsplan opstellen en een ordedienst inzetten". Lid 2 maakt het concreet: in locaties met meer dan 5.000 bezoekersplaatsen is het plan verplicht en wordt het opgesteld "in overleg met de bevoegde veiligheids- of ordehandhavingsautoriteiten, in het bijzonder de politie, de brandweer en de hulpdiensten". Het moet het minimumaantal medewerkers van de ordedienst vastleggen, "gestaffeld naar aantal bezoekers en risicograad", evenals de veiligheidsmaatregelen bij de exploitatie en de veiligheidsomroepberichten.

De ordedienst werkt onder een Ordnungsdienstleiter die wordt aangesteld door de exploitant of de organisator (lid 3). Lid 4 somt op waarvoor die verantwoordelijk is: de controle bij in- en uitgangen en de toegangen tot de publieksvakken, het naleven van het maximumaantal bezoekers en van de plaatsindeling, de vuur- en vuurwerkverboden van § 35, de veiligheidsomroepberichten en de ordelijke evacuatie bij gevaar.

Er zijn nog twee drempels die vaak over het hoofd worden gezien. § 42 verplicht om in een afzonderlijk evacuatieplan de maatregelen voor snelle en ordelijke ontruiming vast te leggen bij locaties bestemd voor meer dan 1.000 bezoekers, tenzij deze al in het veiligheidsplan van § 43 staan. En § 41, lid 3 vereist dat "evenementen met naar verwachting meer dan 5.000 bezoekers" vooraf worden gemeld aan de bevoegde autoriteit voor de medische en reddingsdiensten; in de Brandenburgische Versammlungsstättenverordnung is de formulering identiek. Dit is het Duitse equivalent van de vraag die in Spanje wordt beantwoord door de regionale regelgeving over wanneer een ambulance verplicht is.

Wie moet er tijdens het evenement aanwezig zijn?

Iemand met voor- en achternaam. § 38 stelt de exploitant verantwoordelijk voor de veiligheid van het evenement en de naleving van de regelgeving, en eist dat "tijdens de werking van de locatie permanent de exploitant of een door hem aangewezen Veranstaltungsleiter aanwezig is". Datzelfde artikel verplicht hem de samenwerking te waarborgen tussen ordedienst, brandwacht en medische dienst enerzijds en politie, brandweer en reddingsdienst anderzijds, en de activiteit te staken als een voor de veiligheid noodzakelijke voorziening niet werkt of als de exploitatievoorschriften niet kunnen worden naleefd. De verplichtingen kunnen "via een schriftelijke overeenkomst" worden overgedragen aan de organisator, maar de verantwoordelijkheid van de exploitant blijft bestaan.

Het technische deel heeft zijn eigen regime. §§ 39 en 40 reserveren de leiding en het toezicht op de opbouw en afbraak van grote podia, van podiumoppervlakken groter dan 200 vierkante meter en van multifunctionele hallen met meer dan 5.000 plaatsen voor een Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik, met de kwalificatie Geprüfter Meister für Veranstaltungstechnik of gelijkwaardig, en erkennen expliciet gelijkwaardige opleidingen die zijn behaald in andere lidstaten van de Europese Unie. Voor een Spaanse promotor die met eigen productie reist, maakt die erkenning het verschil tussen wel of niet mogen opbouwen.

§ 41 maakt het plaatje compleet: een brandwacht is verplicht bij verhoogd brandrisico en, in elk geval, bij grote podia en podiumoppervlakken groter dan 200 vierkante meter, waar "een brandwacht aanwezig moet zijn", tenzij de preventiedienst certificeert dat de exploitant over voldoende eigen en opgeleid personeel beschikt.

Welke vergunningen zijn nodig als het evenement niet in een zaal plaatsvindt?

Andere vergunningen, uit andere wetten. Het Beierse commentaar is onomwonden over festivals: tijdelijke evenementen op open terreinen vallen niet onder het begrip buitenlocatie, en de tribunes en podia die daar worden opgebouwd "zijn in de regel demontabele constructies". Die constructies vallen onder de Bauordnung van de betreffende Land. In Saksen bijvoorbeeld staat de uitvoeringsvergunning in § 76 van de Sächsische Bauordnung, en een circulaire van het Saksische ministerie voor Regionale Ontwikkeling van 8 mei 2020 herinnert eraan dat verlenging een voorafgaande inspectie vereist, de Verlängerungsprüfung, en dat exploitatie zonder geldige vergunning niet is toegestaan.

Daarna volgen federale vergunningen:

• Openbare weg. § 29, lid 2 van het Duitse verkeersreglement onderwerpt evenementen "waarvoor de weg wordt gebruikt op een manier die het gewone verkeersgebruik overstijgt" aan een vergunningsplicht.
• Bar en catering. § 12 van de Gaststättengesetz maakt het mogelijk om horeca-activiteiten "met vereenvoudigde vereisten en op tijdelijke en herroepbare wijze" toe te staan "om een bijzondere reden": dit is de Gestattung voor festivals en volksfeesten.
• Volksfeesten. § 60b van de Gewerbeordnung definieert het Volksfest als een periodiek en in tijd beperkt evenement met meerdere exploitanten van amusementsactiviteiten, en past daarop het festsetzung-regime van § 69 toe.
• Minderjarigen. § 5 van de Jugendschutzgesetz verbiedt de aanwezigheid op openbare dansgelegenheden van jongeren onder de 16 jaar zonder begeleiding van een ouder met gezag of een opvoedingsverantwoordelijke, en beperkt dit tot 24 uur voor 16- en 17-jarigen. Bij evenementen onder jeugdbegeleiding of met een artistiek of folkloristisch karakter staat lid 2 kinderen toe tot 22 uur en minderjarigen onder 16 tot 24 uur.

Als je de tickets zelf verkoopt, onthoud dan dat § 312g, lid 2, nummer 9 van het Duitse Burgerlijk Wetboek het herroepingsrecht uitsluit bij op afstand gesloten vrijetijdsdiensten "wanneer het contract een concrete datum of periode vastlegt". In andere woorden: in Duitsland kan een ticket met een vaste datum niet wegens spijt worden teruggegeven, en wat overblijft is wat jouw verkoopvoorwaarden bepalen, net als in het terugbetalingsbeleid dat je publiceert. De facturering loopt via een ander traject, dat van de E-Rechnung en de Duitse btw.

Wat gebeurt er als je de toegestane capaciteit overschrijdt?

Dan is het geen operationeel probleem meer, maar een bestuurlijke overtreding. § 47 van het model kwalificeert als Ordnungswidrigkeit, onder andere, het overschrijden van het goedgekeurde aantal plaatsen of het wijzigen van de opstelling (§ 32, lid 1), het niet vrijhouden van vluchtroutes en brandweertoegangen (§ 31), het sluiten of blokkeren van vluchtdeuren tijdens de werking, het niet aanstellen van een ordedienst of Ordnungsdienstleiter (§ 43), het als exploitant of Veranstaltungsleiter afwezig zijn van de locatie (§ 38, lid 2) en het niet organiseren van de brandwacht (§ 41). De boete wordt vervolgens vastgesteld door de Bauordnung van de Land: in Brandenburg verwijst § 47 van de BbgVStättV naar § 85, lid 1, zin 1, nummer 1 van de Brandenburgische Bauordnung.

Periodieke controles zijn onderdeel van het systeem. § 46 verplicht de bouwautoriteit om de locaties "op intervallen van niet meer dan drie jaar" te inspecteren om te verifiëren dat de exploitatievoorschriften worden naleefd en dat de periodieke keuringen op tijd zijn uitgevoerd, met betrokkenheid van de ordehandhavingsautoriteiten, de arbeidsinspectie en de brandpreventiedienst. Wie een tournee door Duitsland organiseert, komt zalen tegen die net uit zo'n inspectie komen en daarom streng zijn over het zitplan.

En waar komt Futura Tickets in dit vraagstuk om de hoek kijken?

In één punt, en dat zeggen we zonder het op te blazen: de Duitse regelgeving verplicht de exploitant van de locatie en de organisator, niet het platform. Wat een platform kan doen, is ervoor zorgen dat het aantal dat door de deur binnenkomt overeenkomt met dat van het goedgekeurde plan. Bij Futura Tickets duurt de validatie van een QR-code 1 tot 2 seconden en van een NFC-polsbandje minder dan een seconde, en de operationele gids van Futura Tickets raadt aan om bezettingsalarmen in te stellen op 80% en 95% van de capaciteit van elke zone — precies de waarschuwing die een Ordnungsdienstleiter nodig heeft voordat een vak vol raakt. De bezoekersgegevens zijn bovendien 100% eigendom van de organisator bij Futura Tickets, wat van belang is wanneer de autoriteit traceerbaarheid vraagt van wie er binnen was. Als je in Duitsland verkoopt, vind je het productdetail op de Duitse ticketingpagina.

Checklist voordat je een evenement in Duitsland opzet

Vraag het afgestempelde Bestuhlungs- und Rettungswegeplan op voordat je de zaal boekt. Dat is het document dat je verkoopbare capaciteit vastlegt. Zonder dat document is elk cijfer in het contract slechts een schatting.

Bereken de capaciteit met § 1, lid 2 en vergelijk die met het plan. Komen ze niet overeen, vraag dan door: het verschil zit meestal in oppervlakken die zijn uitgesloten van de berekening of in een andere goedgekeurde bezetting.

Controleer welke Land van toepassing is en download diens tekst, niet het model. De nummering komt meestal overeen, maar de geldende tekst en de boetes zijn die van de Land.

Check of je boven de 1.000 of 5.000 bezoekers uitkomt. Dat zijn de twee drempels die een afzonderlijk evacuatieplan, een verplicht veiligheidsplan, een gedimensioneerde ordedienst en een melding aan de medische dienst in werking stellen.

Leg schriftelijk vast wie de Veranstaltungsleiter is op elke dag. § 38 eist permanente aanwezigheid, en de overeenkomst waarmee de exploitant zijn verplichtingen aan de organisator overdraagt, moet schriftelijk zijn.

Bouw je buiten op, behandel tribunes en podia dan als demontabele constructies. Geldige uitvoeringsvergunning, actuele verlengingsinspectie en documentatie in de opbouwmap.

Regel de niet-bouwkundige vergunningen ruim op tijd. Wegafsluiting, bar, volksfeest en openingstijden voor minderjarigen vallen onder verschillende wetten en verschillende loketten.

Toets de toegangscontrole aan het plan, niet aan de verkoop. Dezelfde logica van controlepunten op festivals en evenementenveiligheid die je in Spanje gebruikt, maar met de capaciteit van het Duitse plan als plafond.

Bronnen

• Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO), versie juni 2005 gewijzigd in juli 2014 — Fachkommission Bauaufsicht van de Bauministerkonferenz (PDF)
• Erläuterung zur Versammlungsstättenverordnung, versie april 2009, stand juli 2019 — Bayerisches Staatsministerium für Wohnen, Bau und Verkehr (PDF)
• Brandenburgische Versammlungsstättenverordnung (BbgVStättV) van 28 november 2017 — BRAVORS, wetgevingsportaal van Brandenburg
• Verordnung über Bau und Betrieb von Sonderbauten (SBauVO), officiële tekst — recht.nrw.de
• Wijziging van de Sonderbauverordnung van 15 november 2019 — recht.nrw.de
• Sächsische Bauordnung (SächsBO), § 76 Genehmigung Fliegender Bauten — REVOSax, Landesrecht Sachsen
• Verlängerungsprüfungen bei Fliegenden Bauten, circulaire van 8 mei 2020 — Sächsisches Staatsministerium für Regionalentwicklung (PDF)
• § 29 Straßenverkehrs-Ordnung (StVO), übermäßige Straßenbenutzung — Gesetze im Internet (BMJ)
• § 12 Gaststättengesetz (GastG), Gestattung — Gesetze im Internet (BMJ)
• § 60b Gewerbeordnung (GewO), Volksfest — Gesetze im Internet (BMJ)
• § 5 Jugendschutzgesetz (JuSchG), Tanzveranstaltungen — Gesetze im Internet (BMJ)
• § 312g Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Widerrufsrecht en uitzonderingen — Gesetze im Internet (BMJ)