Hybride conferenties, met bezoekers ter plaatse en online tegelijk, zijn uitgegroeid tot een standaardformaat, zo blijkt uit het rapport van Statista over evenementen. Maar twee doelgroepen met verschillende behoeften bedienen binnen één evenement brengt unieke uitdagingen met zich mee voor ticketing, toegang en beleving. Deze gids laat zien hoe je dat goed aanpakt.
Waarom zijn het fysieke en het virtuele ticket verschillende producten?
Het fysieke en het virtuele ticket zijn verschillende producten en moet je ook zo behandelen.
- Gedifferentieerde prijzen: de fysieke variant brengt kosten met zich mee die de virtuele niet heeft
- Duidelijke voordelen: wat elke variant omvat (netwerken, opnames, materialen)
- Aparte capaciteit: de fysieke capaciteit is beperkt, de virtuele kan onbeperkt zijn
- Specifieke communicatie: relevante informatie voor elk type bezoeker
Hoe bepaal je de prijs van hybride tickets?
De juiste prijs voor elke variant vraagt om een balans tussen gepercipieerde waarde en kosten.
- Premium fysiek: 100% van de prijs, inclusief de volledige beleving
- Standaard virtueel: 30-50% van de fysieke prijs
- Combinatie: fysieke deelname plus later toegang tot de opnames
- Upgrades: online bezoekers laten doorstappen naar fysieke deelname als er plek is
Hoe beheer je dubbele toegang, fysiek en virtueel?
Elke variant heeft een eigen toegangssysteem en die moeten naast elkaar werken.
- Fysiek: QR-code of fysieke accreditatie, validatie bij de toegangspunten
- Virtueel: e-mail met een unieke link, toegang tot het streamingplatform
- Verificatie: voorkomen dat een virtueel ticket meerdere keren wordt gebruikt
- Support: een team dat storingen van beide typen kan oplossen
Hoe verbeter je de beleving van de online bezoeker?
De online bezoeker is geen passieve toeschouwer. Ontwerp een beleving die de prijs rechtvaardigt.
- Interactie: chat, vragen aan de speaker, live polls
- Virtueel netwerken: videorooms om in contact te komen met andere bezoekers
- Exclusieve content: backstage-interviews, downloadbare materialen
- Opnames: achteraf toegang om sessies terug te kijken
Welke statistieken meet je bij een hybride evenement?
Het succes van een hybride evenement meet je anders dan dat van een puur fysiek evenement.
- Daadwerkelijke aanwezigheid versus registraties: apart per variant
- Kijktijd: betrokkenheid van de online bezoeker
- Interacties: vragen, chat, deelname aan polls
- Tevredenheid: aparte NPS voor elke variant
- Conversie: online bezoekers die het jaar daarna fysiek komen. Meet deze gegevens met een goed dashboard met statistieken
Conclusie
Hybride conferenties zijn niet zomaar een evenement ter plaatse met een camera erbij. Je moet twee verschillende belevingen ontwerpen die elkaar aanvullen, met ticketing, toegang en statistieken die bij elk van beide passen. Pak je het goed aan, dan vergroot je je publiek zonder in te leveren op de kwaliteit van een van beide belevingen. Heb je hulp nodig bij het kiezen van een platform? Lees dan onze gids over hoe je een ticketingplatform kiest.