Wie in Nederland een concert, festival of dance-evenement organiseert, heeft niet met één loket te maken maar met minstens vier: de gemeente voor de evenementenvergunning, Buma/Stemra en Sena voor de muziekrechten, en de Belastingdienst voor de btw. En omdat Nederland geen landelijke evenementenvergunning kent, bepaalt elke gemeente zelf de regels, de termijnen en de leges. Wat in de ene stad een gratis melding is, kost in de andere duizenden euro's en maanden voorbereiding.
Dit artikel zet de feiten op een rij voor de twee grootste evenementensteden — Amsterdam en Rotterdam — plus de landelijke muzieklicenties en het btw-tarief op tickets. Elke bewering staat met de officiële bron erbij, zodat je zelf kunt controleren wat er voor jouw evenement geldt.
Geen landelijke vergunning: elke gemeente bepaalt zelf de regels
De evenementenvergunning vraag je aan bij de gemeente waar het evenement plaatsvindt, en elke gemeente hanteert daarbij haar eigen indeling, termijnen en tarieven. De twee grootste steden illustreren twee verschillende modellen.
Amsterdam classificeert op bezoekersaantal: tot 250 bezoekers volstaat onder voorwaarden een gratis melding, daarboven bepaalt het aantal bezoekers op het drukste moment hoe ver van tevoren je de vergunning moet aanvragen. De stad publiceert bovendien locatieprofielen die per locatie vastleggen wat er wel en niet mag.
Rotterdam classificeert op impact op de omgeving, met de categorieën A, A+, B en C. Voor de grote categorieën (B en C) is de kalender bijna een jaar van tevoren dicht: aanmelden gebeurt via Rotterdam Festivals vóór 1 september van het jaar vóór het evenement.
Wat wél landelijk geldt: de dubbele muzieklicentie. Buma/Stemra int voor de auteurs, Sena voor de uitvoerende artiesten en producenten — twee aparte organisaties, twee aparte facturen. En Amsterdam voegt daar nog een eigen gemeentelijke heffing per gescande entree aan toe.
Evenementenvergunning in Amsterdam: 10 of 16 weken van tevoren
Voor een evenement, feest of festival in Amsterdam heb je een evenementenvergunning van de gemeente nodig. De aanvraagtermijn hangt af van de omvang: minimaal 10 weken van tevoren bij evenementen met maximaal 2.000 bezoekers op het drukste moment, en minimaal 16 weken van tevoren vanaf 2.000 bezoekers, aldus Gemeente Amsterdam — Vergunning evenementen aanvragen.
De leges lopen op met de omvang van het evenement: van 282,80 EUR bij minder dan 250 bezoekers tot 18.954,30 EUR vanaf 10.000 bezoekers. Belangrijk om in je begroting mee te nemen: de leges betaal je ook als de vergunning wordt geweigerd.
Voor een festivalorganisator betekent dit concreet dat de vergunningaanvraag vier maanden voor de eventdatum de deur uit moet — vóórdat de kaartverkoop op volle toeren draait. Wie de ticketing eerder opent dan de vergunning zeker is, neemt het risico van een terugbetalingsronde; hoe je die juridisch correct afhandelt, lees je in ons artikel over het restitutiebeleid voor tickets.
Klein evenement in Amsterdam: gratis melding tot 250 bezoekers
Niet elk evenement heeft een vergunning nodig. Een simpel evenement in de openbare ruimte met maximaal 250 bezoekers kun je volstaan met een gratis melding, minimaal 2 weken van tevoren, via Gemeente Amsterdam — Evenement melden.
Daar zitten wel voorwaarden aan, onder andere:
- Het evenement is in de open lucht en duurt 1 dag, tussen 09.00 en 23.00 uur
- Er wordt geen eten of alcohol verkocht
- Het geluidsniveau blijft onder 75 dB(C) — gemeten op de gevels van omliggende woningen bij 100 bezoekers, en op 15 meter van de geluidsbron bij 250 bezoekers
Let op de locatie: op gevoelige plekken zoals de Dam, het Museumplein, het Vondelpark, het Rembrandtplein en het Westerpark is altijd een vergunning nodig, ook voor kleine evenementen.
De Amsterdamse vermakelijkhedenretributie: 1,60 EUR per gescande entree
Amsterdam kent bovenop de leges een heffing die direct raakt aan je ticketing: de vermakelijkhedenretributie (vmr) van 1,60 EUR per gescande entree, beschreven op Gemeente Amsterdam — Vermakelijkhedenretributie (vmr)/).
Elke evenementenvergunning bevat een vrijstelling voor de eerste 500 personen. Verwacht je meer dan 500 bezoekers, dan ontvang je een voorlopige aanslag en geef je ná het evenement het totale aantal gescande entreebewijzen door voor de definitieve aanslag.
Het detail dat elke organisator moet kennen: de afrekening gaat over gescande tickets, niet over verkochte tickets. No-shows tellen dus niet mee — maar dan moet je scanregistratie wel kloppen. Een toegangscontrole die elk gescand ticket betrouwbaar registreert, is hier geen luxe maar de basis van je belastingaangifte. Hoe dat werkt binnen één platform lees je op hoe Futura Tickets werkt.
Rotterdam: A-evenement aanvragen in 4 weken
Rotterdam deelt evenementen in op impact op de omgeving. Een A-evenement — weinig impact, denk aan kleine festivals, braderieën of straatfeesten — vraag je minimaal 4 weken voor aanvang aan, volgens Gemeente Rotterdam — Vergunning A-evenement aanvragen.
De leges voor 2026: 321,60 EUR voor een A-evenement en 964,80 EUR voor een A+-evenement (te groot voor A, te klein voor B of C).
Onderschat de aanvraag niet: ook voor een A-evenement verlangt Rotterdam een compleet plan, met een veiligheidsplan, een schoonplan, een situatieschets met vluchtroutes en een bewonersbrief voor de omwonenden. De aanvraag verloopt online met DigiD of eHerkenning niveau 2.
Grote evenementen in Rotterdam: aanmelden vóór 1 september van het jaar ervoor
Voor B- en C-evenementen — de grote festivals en evenementen met veel impact — werkt Rotterdam met een jaarkalender. Je meldt het evenement aan bij Rotterdam Festivals vóór 1 september van het jaar vóór het evenement; eind november besluit het college van burgemeester en wethouders welke evenementen op de evenementenkalender komen, aldus Gemeente Rotterdam — Vergunning B- en C-evenement aanvragen.
Sta je op de kalender, dan dien je de definitieve vergunningaanvraag in; wordt die goedgekeurd, dan verleent de burgemeester de vergunning binnen een termijn van 8 weken vóór het evenement. De leges 2026: 2.572,70 EUR voor een B-evenement en 6.431,70 EUR voor een C-evenement, te betalen bij het indienen van de aanvraag.
Voor je planning betekent dit dat een groot Rotterdams evenement in de zomer van 2027 al vóór 1 september 2026 aangemeld moet zijn — ruim voordat line-up, ticketprijzen of zelfs de definitieve datum vaststaan.
Buma/Stemra: 3%, 5% of 7% van de recette
Voor het gebruik van beschermd muziekrepertoire betaal je aan Buma/Stemra, de organisatie die de rechten van componisten en tekstschrijvers int. Het Algemeen Tarief 2026 van BumaStemra rekent een percentage van de recette:
- 3% als het beschermde repertoire maximaal 1/3 van het programma uitmaakt
- 5% tot 2/3 van het programma
- 7% daarboven
De recette omvat meer dan alleen de kaartverkoop: ook subsidies, donaties en sponsoring tellen mee, minus de btw. Is er geen recette, of is die lager dan de gages, dan wordt het percentage berekend over de gages of uitkoopsommen. Voor evenementen in de open lucht geldt een minimum: het tarief van 700 m2, oftewel 94,39 EUR per dag.
Eén valkuil die geld kost: regel de licentie vóór het evenement. Wie pas achteraf een licentie afsluit, betaalt een toeslag van 10% (1 tot 2 maanden te laat), 15% (2 tot 4 maanden) of 20% (meer dan 4 maanden te laat), met een minimum van 25 EUR.
Sena: de tweede muzieklicentie die je niet mag vergeten
Buma/Stemra dekt de auteurs — maar wie muziekopnamen draait, betaalt daarnaast aan Sena, voor de uitvoerende artiesten en de producenten. Volgens het tarievenoverzicht (dance) evenementen 2026 van Sena geldt voor (dance-)evenementen in 2026:
- 1,625% van de recette bij een ticketprijs tot 112,77 EUR (excl. btw), en 1,3% vanaf die prijs
- Voor gratis evenementen: 0,10 EUR per bezoeker, met een minimum van 67,31 EUR en een maximum van 2.691,99 EUR
- Daarbovenop komt de RAAP-PPI-toeslag van 12,5% voor de sector
Twee praktische punten uit dezelfde bron. Ten eerste: bij een ticketprijs boven 25 EUR (excl. btw) is altijd een aparte evenementenlicentie nodig, ook als de locatie al een horecalicentie heeft — de licentie van de zaal dekt jouw evenement dus niet automatisch. Ten tweede: het opgaveformulier stuur je binnen 30 dagen na het evenement in (volgens sena.nl/evenementen).
9% btw op tickets — met een belangrijke uitzondering
De entree tot muziekuitvoeringen, muziekfestivals, danceparty's, dansuitvoeringen en toneelvoorstellingen valt onder het verlaagde btw-tarief van 9%, inclusief de reserveringskosten van de tickets, zo bevestigt de Belastingdienst — Btw-tarief muziek- en toneeluitvoeringen.
De uitzondering is voor promotors essentieel: het algemene tarief van 21% geldt wanneer het optreden een ondergeschikte rol speelt en er geen aparte toegangsprijs is — bijvoorbeeld een discotheek of een buitenterrein waar de muziek bijzaak is. Ook seminars en de rollenspelen van dinershows waaraan de gasten deelnemen vallen onder 21%.
De grens tussen 9% en 21% loopt dus langs de vraag of het optreden de hoofdzaak is én of er een aparte toegangsprijs wordt gerekend. Wie zijn evenement en ticketprijzen inricht, doet er goed aan die twee criteria vanaf het begin scherp te hebben.
Wat dit betekent voor je planning en je ticketing
Zet je alle termijnen onder elkaar, dan ontstaat een simpele omgekeerde kalender:
- 1Bijna een jaar vooruit: een B- of C-evenement in Rotterdam aanmelden bij Rotterdam Festivals (vóór 1 september van het jaar ervoor)
- 216 tot 10 weken vooruit: de evenementenvergunning in Amsterdam aanvragen, afhankelijk van het bezoekersaantal
- 34 weken vooruit: een Rotterdams A-evenement aanvragen
- 4Vóór het evenement: de licenties van Buma/Stemra regelen (achteraf kost 10-20% toeslag)
- 5Binnen 30 dagen erna: het opgaveformulier naar Sena
- 6Na het evenement: in Amsterdam het aantal gescande entreebewijzen doorgeven voor de definitieve vmr-aanslag
Drie van deze verplichtingen worden rechtstreeks gevoed door je ticketingdata: de vmr rekent af per gescande entree, en Buma/Stemra en Sena rekenen met de recette — het bedrag dat via je kaartverkoop binnenkomt. Een ticketingplatform dat verkoop, scans en omzet per evenement betrouwbaar registreert, levert dus niet alleen gemak op, maar de cijfers waarmee je bij de gemeente en de rechtenorganisaties aangifte doet. Bekijk op hoe Futura Tickets werkt hoe verkoop en toegangscontrole in één systeem samenkomen.
Conclusie
De Nederlandse regels voor evenementen zijn niet ingewikkeld omdat ze streng zijn, maar omdat ze versnipperd zijn: elke gemeente haar eigen vergunning, twee rechtenorganisaties met elk hun eigen tarief en formulier, en een btw-grens die per situatie kan verschillen. De organisator die de termijnen kent — en de officiële bronnen bij de hand houdt — voorkomt de dure verrassingen: leges die ook bij een weigering betaald moeten worden, toeslagen voor te laat gelicentieerde muziek en een vmr-aanslag die op gescande tickets blijkt te draaien.
Begin bij de gemeente, plan achterstevoren vanaf de eventdatum, en zorg dat je ticketingdata op orde zijn: daar komen alle afrekeningen uiteindelijk samen.