In Italië verleent de gemeente de vergunning voor een openbaar evenement, en de vorm daarvan hangt af van twee cijfers: hoeveel mensen je verwacht en hoe laat het evenement eindigt. Tot 200 deelnemers en vóór 24:00 uur: een SCIA. Sinds 1 januari 2025 geldt dit ook voor live-optredens met maximaal 2.000 deelnemers tussen 8:00 en 1:00 uur. Daarboven: een vergunning met advies van de toezichtscommissie.
Welke vergunning heb je nodig om een openbaar evenement te organiseren in Italië?
De basis is nog altijd het Regio Decreto 18 giugno 1931, n. 773, de TULPS. Artikel 68 stelt dat «senza licenza del Questore non si possono dare in luogo pubblico o aperto o esposto al pubblico, accademie, feste da ballo, corse di cavalli, né altri simili spettacoli o trattenimenti», en artikel 69 breidt deze regel uit naar «pubblici trattenimenti». Artikel 71 voegt een beperking toe die vaak wordt vergeten: vergunningen en SCIA's «sono valide solamente per il locale e per il tempo in esse indicati». Van locatie veranderen of de datum verschuiven betekent dat je opnieuw moet beginnen.
De wettekst spreekt van de Questore; de praktijk van de gemeente. De richtlijn van het Ministero dell'Interno van 28 juli 2017, met nummer 11001/110(10) en ondertekend door Capo di Gabinetto Morcone, beschrijft de huidige procedure: de regelgeving «prevede che lo svolgimento dell'evento sia soggetto al rilascio della licenza da parte del Sindaco del Comune e che tale licenza non possa essere rilasciata se non previo parere delle Commissioni provinciali e comunali di vigilanza sui locali di pubblico spettacolo».
Diezelfde richtlijn maakt een onderscheid tussen twee zaken die een buitenlandse organisator snel verwart. Bijeenkomsten op openbare plaatsen onder artikel 18 van de TULPS vereisen slechts «un semplice onere di preavviso al Questore». Evenementen met openbare vertoning zijn daarentegen «soggette a un regime autorizzatorio». Een manifestatie is geen concert, ook al vindt het op hetzelfde plein plaats.
Wanneer is een SCIA voldoende en wanneer heb je een vergunning nodig?
De grens ligt bij 200 deelnemers en bij middernacht. De artikelen 68 en 69 van de TULPS, gewijzigd door artikel 7, comma 8-bis van het decreto-legge 91/2013, omgezet door Wet 112/2013, zeggen hetzelfde met dezelfde woorden: «Per eventi fino ad un massimo di 200 partecipanti e che si svolgono entro le ore 24 del giorno di inizio, la licenza è sostituita dalla segnalazione certificata di inizio attività di cui all'articolo 19 della legge 7 agosto 1990, n. 241 (…) presentata allo sportello unico per le attività produttive o ufficio analogo».
Het procedureel document van het Dipartimento dei Vigili del Fuoco, gedateerd maart 2025, splitst dit uit naar drie gevallen voor tijdelijke evenementen. Het benadrukt daarnaast een tijdsnuance die geld kan kosten: «entro le ore 24 del giorno d'inizio e non entro 24 ore del giorno d'inizio». Een concert dat om 22:30 begint en om 00:40 eindigt, valt er al niet meer onder.
| Situatie (tijdelijk evenement) | Procedure | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Tot 200 deelnemers, eindigt vóór 24:00 uur | SCIA bij het SUAP in plaats van vergunning, plus technisch rapport | Art. 68 en 69 TULPS |
| Tot 200 deelnemers, eindigt na 24:00 uur | Vergunning, met technisch rapport van een erkend professional | Art. 141, comma 2, RD 635/1940 |
| Meer dan 200 deelnemers, ongeacht tijdstip | Vergunning, met voorafgaand advies van de commissie en controle ter plaatse vóór aanvang | Art. 68 t/m 80 TULPS |
| Live-optreden tot 2.000 deelnemers, van 8:00 tot 1:00 uur | SCIA die elke vorm van vergunning vervangt | Art. 7.2 van het DL 201/2024 |
SCIA betekent niet weinig papierwerk. Bij Roma Capitale wordt de SCIA voor evenementen tot 200 deelnemers ingediend via het SUAP-portaal en kan de activiteit op de dag van indiening al van start gaan, maar daarvoor moet je eerst de vergunning voor gebruik van openbare grond van de gemeente hebben en de goedkeuring van het project door de Servizio Attività di Pubblico Spettacolo, conform artikel 4 van het DPR 311/2001. De vereenvoudiging zit in de administratieve procedure, niet in de vereisten.
Wat is er op 1 januari 2025 veranderd met de grens van 2.000 deelnemers?
De sprong van 200 naar 2.000 komt uit het zogenoemde decreto cultura. Artikel 7, comma 2 van het decreto-legge van 27 december 2024, n. 201, omgezet door de Wet van 21 februari 2025, n. 16, bepaalt dat sinds 1 januari 2025 voor live-optredens «che comprendono attività culturali quali il teatro, la musica, la danza e il musical nonché le proiezioni cinematografiche», gehouden «in un orario compreso tra le ore 8.00 e le ore 1.00 del giorno seguente» en bestemd «ad un massimo di 2.000 partecipanti», elke vorm van vergunning, licentie, niet-constitutieve concessie of nulla osta wordt vervangen door de SCIA van artikel 19 van Wet 241/1990.
De tekst noemt expliciet «le rassegne e i festival che si svolgono per più giorni con le medesime modalità artistiche e organizzative». Een reeks van vier avonden met dezelfde opzet telt als één geval, niet als vier.
De twee uitzonderingen zijn belangrijker dan de regel zelf. De eerste: «fuori dei casi previsti dagli articoli 142 e 143 del regolamento», dat wil zeggen de gevallen die voorbehouden zijn aan de provinciale toezichtscommissie. De tweede: «con esclusione dei casi in cui sussistono vincoli ambientali, paesaggistici o culturali nel luogo in cui si svolge lo spettacolo». In Italië zijn een kloostertuin, een historisch plein of een beschermd park gangbare locaties, en daar geldt de vereenvoudiging niet. Voordat je erop rekent, moet je eerst kijken welke beperkingen er op de grond rusten.
Krijg je te maken met de gemeentelijke of de provinciale commissie?
Dat hangt af van de capaciteit van de locatie en het type installatie. De verdeling staat in de artikelen 141, 141-bis en 142 van het uitvoeringsbesluit van de TULPS, herschreven door artikel 4 van het DPR van 28 mei 2001, n. 311, met als titel «Semplificazioni dei procedimenti concernenti i locali di pubblico spettacolo».
| Situatie | Bevoegde commissie |
|---|---|
| Bioscopen en theaters met een capaciteit tot 1.300 toeschouwers | Gemeentelijk |
| Bioscopen, theaters en rondtrekkende vertoningen met meer dan 1.300 toeschouwers | Provinciaal |
| Overige locaties en installaties met een capaciteit tot 5.000 | Gemeentelijk |
| Overige locaties en installaties met meer dan 5.000 | Provinciaal |
| Pretparken en mechanische of elektromechanische attracties | Provinciaal |
| Gemeenten zonder ingestelde gemeentelijke commissie | Provinciaal |
De gemeentelijke commissie wordt elke drie jaar benoemd door de burgemeester en bestaat uit zes leden: de burgemeester zelf of zijn gemachtigde als voorzitter, het hoofd van de gemeentepolitie, de medisch verantwoordelijke van de bevoegde publieke gezondheidsinstantie, het hoofd van de technische dienst van de gemeente, de provinciale commandant van de Vigili del Fuoco en een deskundige elektrotechniek. De provinciale commissie wordt eveneens elke drie jaar benoemd, door de prefect, en telt daarnaast de questore en een ingenieur van de genio civile.
Voor wie een evenement herhaalt, bestaat er een wettelijke kortere weg. Artikel 141 sluit af met: «non occorre una nuova verifica per gli allestimenti temporanei che si ripetono periodicamente, per i quali la commissione provinciale (…) o quella comunale (…) abbia già concesso l'agibilità in data non anteriore a due anni». Twee jaar is het venster: een jaarlijks festival met dezelfde opzet kan steunen op de agibilità van de vorige editie.
Hoe wordt de capaciteit van een openluchtevenement berekend?
Met een dichtheid per vierkante meter en een controle via de uitgangen. Bijlage 1 van de richtlijn van 2017, opgesteld door de Prefettura di Roma en «in via sperimentale» aangenomen, legt de parameter vast: 1,2 personen per vierkante meter in balzalen en discotheken en, naar analogie van het DM van 6 maart 2001, tot 2 personen per vierkante meter bij andere types, afhankelijk van de vorm van het gebied. Vervolgens moet de zo verkregen capaciteit «dovrà essere comunque verificato con la larghezza del sistema di vie d'esodo (…) applicando la capacità di deflusso di 250 persone / modulo». En geen enkele uitgang mag smaller zijn dan 1,20 meter.
Laten we met deze parameters rekenen, wat een eigen interpretatie is en geen cijfer dat de richtlijn zelf publiceert. Een staand concert van 3.000 personen heeft 1.500 m² publieksruimte nodig bij 2 personen per vierkante meter, en 2.500 m² als de locatie 1,2 verplicht maakt. Tussen de ene parameter en de andere ligt 1.000 m² verschil, en die keuze wordt gemaakt vóórdat het eerste ticket wordt verkocht.
Het gegeven dat rechtstreeks gevolgen heeft voor wie tickets verkoopt, staat twee zinnen lager: «Gli ingressi all'area dell'evento, se di libero accesso, devono essere contingentati tramite l'emissione di titolo di accesso gratuiti, conta-persone ovvero sistemi equivalenti». Vrije toegang betekent niet toegang zonder controle: er is een gratis toegangsbewijs, een persoonsteller of een gelijkwaardig systeem vereist. Het is hetzelfde probleem dat wordt opgelost met realtime capaciteitsbeheer, hier vertaald naar een eis van openbare veiligheid.
De agibilità van artikel 80 van de TULPS is de andere pijler. Dat artikel verbiedt het verlenen van de vergunning «prima di aver fatto verificare da una commissione tecnica la solidità e la sicurezza dell'edificio e l'esistenza di uscite pienamente adatte a sgombrarlo prontamente nel caso di incendio», en voegt toe dat de kosten van de inspectie en de brandpreventiediensten voor rekening komen van de aanvrager van de vergunning. Het SUAP van de regio Campania verduidelijkt wanneer dit bij een openluchtevenement geldt: niet verplicht zonder afbakeningsstructuren voor het publiek — hekken, stoelen, tribunes —; zijn die er wel, dan volstaat tot 200 personen een technisch rapport, van 201 tot 5.000 certificeert de gemeentelijke commissie en daarboven de provinciale.
Wanneer komt de brandpreventie van de Vigili del Fuoco in beeld?
Wanneer de locatie permanent is en meer dan 100 personen telt. Activiteit 65 van bijlage I van het DPR 151/2011 omvat «locali di spettacolo e di trattenimento in genere, impianti e centri sportivi, palestre, sia a carattere pubblico che privato, con capienza superiore a 100 persone, ovvero di superficie lorda in pianta al chiuso superiore a 200 m²», volgens de lijst gepubliceerd door de Vigili del Fuoco. Daarna wordt uitgesloten: «le manifestazioni temporanee, di qualsiasi genere, che si effettuano in locali o luoghi aperti al pubblico».
Die uitsluiting is het goede nieuws voor een organisator: een tijdelijk festival valt niet onder de procedure van het DPR 151/2011, wel onder die van de toezichtscommissie. De gecoördineerde tekst van het DM van 19 augustus 1996, gepubliceerd door de Vigili del Fuoco, verdeelt activiteit 65 in categorieën: categorie B tot 200 personen en categorie C boven 200.
| Capaciteit van de permanente locatie | Toezichtscommissie | Brandpreventie |
|---|---|---|
| Tot 100 personen | Vereenvoudigde methode van art. 141, comma 2: technisch rapport | Buiten het DPR 151/2011 |
| Van 101 tot 200 personen | Vereenvoudigde methode van art. 141, comma 2 | Categorie B: projectbeoordeling en voorafgaande brandveiligheids-SCIA |
| Meer dan 200 personen | Voorafgaand advies en controles ter plaatse door de commissie | Categorie C: daarnaast verplichte inspectie en afgifte van het CPI |
Het document van de Vigili del Fuoco waarschuwt dat de twee zaken niet automatisch samengaan: onderworpen zijn aan de verplichtingen van openbare vertoning «non comporta necessariamente» onderworpen zijn aan de brandpreventiecontroles, en omgekeerd. Het zijn twee afzonderlijke dossiers met verschillende criteria.
De risicotabel die de organisator invult
Bijlage 1 van de richtlijn van 2017 maakt van veiligheid een optelsom. Het evenement wordt op basis van een score in drie niveaus ingedeeld: laag onder 15, gemiddeld tussen 15 en 25 en hoog boven 30. En er is een kortere weg: «Per manifestazioni con affollamento superiore a 10.000 persone, la valutazione tabellare non è necessaria in quanto l'evento rientra, comunque, tra quelli con profilo di rischio elevato».
Hier is een detail dat je beter kent vóór je aan een technisch overleg zit, en het is onze eigen lezing van de gepubliceerde tabel, geen waarschuwing van het ministerie: de bandbreedte tussen 26 en 30 punten is aan geen enkel niveau toegewezen. De tekst springt van «15÷25» naar «>30». Een evenement dat op 28 punten uitkomt, valt formeel buiten de drie categorieën.
De weegfactoren worden door de organisator ingevuld. Een pop- of rockconcert scoort 4 punten, net als een politiek of maatschappelijk evenement; een religieuze of sportieve bijeenkomst scoort 1. Voor het publiek: van 0 tot 200 deelnemers 1 punt; van 201 tot 1.000, 3 punten; van 1.001 tot 5.000, 7 punten; van 5.001 tot 10.000, 10 punten. Staand publiek telt voor 3, gedeeltelijk zittend voor 2 en zittend voor 1. Een tijdelijk podium of steiger telt voor 3, net als tijdelijke hekken.
Laten we de tabel toepassen op een gangbaar geval, met alle uitgangspunten erbij: een jaarlijks pop-/rockconcert in de open lucht, 3.000 staande bezoekers, op een terrein afgezet met tijdelijke hekken en podium, minder dan 12 uur, met alcoholverkoop, brede media-aandacht, beschikbare sanitaire voorzieningen, water en catering, en goede toegang voor de brandweer. Dat levert 17 punten op in het blok evenement en 15 in het blok publiek: 32 punten, hoog risicoprofiel zonder de 10.000 personen te bereiken. Dit is een eigen berekening op basis van de tabel in bijlage 1, en laat zien dat de sprong naar een hoger niveau niet door de capaciteit wordt bepaald, maar door de optelsom.
Aan dat niveau hangen concrete verplichtingen. Bij laag risico zijn vier beveiligingsmedewerkers met opleiding voor verhoogd brandrisico voldoende tot 200 personen, en zes tussen 200 en 1.000. Bij gemiddeld of hoog risico: «una unità ogni 250 persone» en «ogni venti addetti dovrà essere previsto un coordinatore di funzione». Het geïntegreerde veiligheidsbeheersysteem is optioneel tot 20.000 toeschouwers en verplicht daarboven. De hulpdiensten hebben toegangswegen nodig van 3,50 meter breed, 4,00 meter vrije hoogte, een maximale helling van 10% en een draagvermogen van minstens 20 ton. Boven 5.000 personen in de open lucht moet het terrein in sectoren worden opgedeeld; boven 20.000 personen gaat het om minstens drie sectoren met wegen van 7,00 meter. Het is dezelfde operationele inspanning die wordt beschreven in de complete gids voor evenementveiligheid, hier vertaald naar de Italiaanse regelgeving.
En welk deel hiervan dekt Futura Tickets?
Laten we dit vooraf duidelijk maken: geen platform vervangt de vergunning of de agibilità, en de vergunning voor openbare vertoning geeft geen recht om tickets uit te geven. Om een toegangsbewijs in Italië te verkopen, is een systeem nodig met een *provvedimento di idoneità* van de Agenzia delle Entrate, met *carta di attivazione* en *sigillo fiscale*, zoals wordt uitgelegd in de gids over tickets verkopen in Italië met SIAE en biglietteria. Het zijn twee afzonderlijke dossiers en geen van beide vervangt het andere.
Waar een platform wél bij helpt, is de eis om de toegang te reguleren. Futura Tickets is een Spaans SaaS-ticketingplatform voor professionele organisatoren: geen maandelijkse kosten, 0 € per maand, en met Futura Tickets is de bezoekersdatabase 100% eigendom van de organisator, met volledige e-mailadressen en telefoonnummers, conform de AVG. De app van Futura Tickets valideert een QR-code in 1-2 seconden en een NFC-polsbandje in minder dan 1 seconde, wat het mogelijk maakt om gratis toegangsbewijzen uit te geven en personen te tellen bij een evenement met vrije toegang. In zijn operationele gids raadt Futura Tickets aan om capaciteitswaarschuwingen in te stellen op 80% en 95% van de capaciteit van elke zone: twee nuttige drempels wanneer de capaciteit door een toezichtscommissie is vastgesteld en niet door jou. Je kunt de beschikbare ticketingsoftware vergelijken voordat je een keuze maakt.
Checklist vóór het indienen van de SCIA of de vergunning
Zeven controles, allemaal vóór je tickets verkoopt.
Tel de deelnemers en kijk op de klok. De 200 van artikel 68 gelden alleen als het evenement vóór 24:00 uur op de startdag eindigt. Eén minuut later verandert de procedure.
Controleer de beperkingen op de grond. De SCIA voor 2.000 deelnemers uit het DL 201/2024 geldt niet waar milieu-, landschaps- of cultuurbeperkingen gelden. In historische Italiaanse centra is dit het eerste filter.
Zoek uit welke commissie bevoegd is. Boven 1.300 toeschouwers bij bioscoop of theater en boven 5.000 bij andere locaties is dat de provinciale commissie. Ook als de gemeente geen commissie heeft ingesteld.
Vraag naar de agibilità van de vorige editie. Als je dezelfde opzet herhaalt en de agibilità minder dan twee jaar geleden door dezelfde commissie is verleend, bespaart artikel 141 je een nieuwe controle.
Bepaal de dichtheid vóór de capaciteit. 1,2 of 2 personen per vierkante meter verandert de capaciteit met een derde. Documenteer welke je toepast en waarom, en controleer dit tegen de breedte van de vluchtroutes.
Bij vrije toegang: geef een gratis toegangsbewijs uit of tel de personen. De richtlijn van 2017 staat een open deur zonder regulering niet toe. Het is een veiligheidsverplichting, geen commerciële voorkeur.
Berekenen je risicoscore en stem het personeel daarop af. Daaruit volgen het aantal beveiligingsmedewerkers, het omroepsysteem en de indeling in sectoren. Bij gemiddeld of hoog risico: één per 250 personen.
Conclusie
Italië heeft geen loket voor evenementen: het heeft een regime uit 1931 met vereenvoudigingslagen erbovenop, en elke laag is aan een cijfer gekoppeld. 100 personen bepalen de brandpreventie, 200 bepalen de SCIA en het technisch rapport, 1.300 en 5.000 bepalen welke commissie je beoordeelt, 2.000 bepaalt de vereenvoudiging van 2025, 5.000, 10.000 en 20.000 bepalen sectoren en beheersystemen. De dure fout is niet het verkeerde formulier invullen: het is in juli ontdekken dat de capaciteit die je in de verkoop had gezet niet past binnen de vierkante meters die de commissie toekent. Die cijfers controleer je vóór je de verkoop opent, net als de fiscale vereisten van het Italiaanse ticket.
Bronnen
- Procedure e assoggettabilità delle manifestazioni di trattenimento in genere ai controlli delle Commissioni di Pubblico Spettacolo (Ministero dell'Interno, Dipartimento dei Vigili del Fuoco, PDF)
- Direttiva 28 luglio 2017, n. 11001/110(10), «Modelli organizzativi per garantire alti livelli di sicurezza in occasione di manifestazioni pubbliche», met de bijlage linee guida di safety (Ministero dell'Interno, PDF)
- Testo coordinato del DM 19 agosto 1996 en criteria voor onderwerping van activiteit 65 (Vigili del Fuoco, PDF)
- Elenco delle attività soggette al DPR 151/2011 (Vigili del Fuoco, PDF)
- DPR 28 maggio 2001, n. 311, art. 4, «Semplificazioni dei procedimenti concernenti i locali di pubblico spettacolo» (Gazzetta Ufficiale)
- Testo del decreto-legge 27 dicembre 2024, n. 201, coordinato con la legge di conversione 21 febbraio 2025, n. 16 (Gazzetta Ufficiale)
- Licenza di pubblico spettacolo en commissioni di vigilanza (Prefettura di Caserta, Ministero dell'Interno)
- Domanda di autorizzazione per pubblico spettacolo ex art. 68 TULPS (Questura di Caltanissetta, Polizia di Stato)
- SCIA per eventi fino a 200 partecipanti che si svolgono entro le ore 24 (Roma Capitale)
- Quali sono gli adempimenti previsti per organizzare un pubblico spettacolo (SURAP, Regione Campania)
- Biglietterie automatizzate: che cos'è (Agenzia delle Entrate)