O relatório do evento não é quanto você vendeu, é quanto você ganhou
Você monta o orçamento por rubricas — artistas, produção, local, equipe, marketing, logística — e registra os gastos reais; o sistema cruza esses custos com a venda em tempo real. Você vê a margem e a variação de cada rubrica sem exportar nada. E você sabe qual é o seu ponto de equilíbrio: quantos ingressos são necessários para cobrir os custos.
A plataforma te diz quanto você vendeu. A margem, você calcula sozinho, em outro lugar.
Com a planilha à parte
- O orçamento vive numa planilha que só quem fez entende
- Os gastos só são levantados quando o evento já acabou
- O ponto de equilíbrio é estimado no olho, quando é estimado
- Ninguém sabe se o evento vai bem até o fechamento, quando não dá mais para reagir
- A taxa da plataforma aparece como uma surpresa no final
Com o orçamento integrado
- O orçamento é montado por rubricas, com um modelo para cada tipo de evento
- Cada gasto é registrado com seu status: previsto, pendente ou pago
- O ponto de equilíbrio é calculado sozinho e sinalizado assim que você o atinge
- A margem se atualiza a cada venda, enquanto ainda dá para mexer no preço
- A taxa entra como mais uma rubrica de custo, desde o primeiro minuto
Da previsão ao fechamento, no mesmo lugar onde você vende
Orçamento por rubricas
Artistas, produção, local, equipe, marketing, logística, seguros e impostos, taxas de plataforma e outros. Cada custo no seu lugar, não num total cego.
Modelos por tipo de evento
Festival de vários dias, festival de um dia, show, noite de balada ou evento privado. Você parte de uma estrutura que já se parece com a sua, não de uma folha em branco.
Custos fixos e variáveis
Um cachê é fixo; a pulseira ou o copo é por participante; uma comissão é um percentual. O orçamento entende os três e reage ao público que você espera.
Ponto de equilíbrio
Quantos participantes você precisa para cobrir os custos, calculado a partir do seu orçamento e do seu preço médio. E um aviso claro quando você o supera.
Orçado contra realizado
Cada rubrica compara o orçado com o que foi gasto de verdade, com a variação em euros e em porcentagem. É aí que se enxerga onde o evento saiu do controle.
P&L do evento
Receita bruta, reembolsos, receita líquida, taxa e o que você realmente recebe. Tudo isso contra os custos, para dar margem bruta, margem líquida e porcentagem.
Quantos ingressos você precisa vender para não perder dinheiro, você já sabe antes de abrir as vendas.
Reagir a tempo, que é a única coisa que adianta
Um relatório que chega na segunda-feira seguinte só serve para aprender. O que muda um evento é saber na quinta-feira que vão faltar duzentos ingressos para o ponto de equilíbrio, quando ainda dá para mexer no preço, cobrar a equipe de promoters ou colocar verba em campanha. E, no fechamento, ter a variação por rubrica é o que faz o próximo evento ser orçado com dados e não de memória.
Alimenta-se de tudo o que já acontece no evento
Não é preciso lançar a receita na mão: ela já está lá.
O que nos perguntam sobre relatórios e rentabilidade
Preciso lançar a receita na mão?+
Não. A venda já está no sistema: o que você acrescenta é o lado dos custos. Por isso a margem fica em dia sem ninguém atualizar nada.
Como é calculado o ponto de equilíbrio?+
Com seu orçamento, o público que você espera e seu preço médio de ingresso. Ele é recalculado se você mudar qualquer um dos três, e o sistema sinaliza quando você o atinge.
Ele diferencia gasto previsto de gasto pago?+
Sim. Um gasto pode estar planejado, pendente de pagamento ou pago, e o P&L trata cada caso de um jeito. É a diferença entre saber sua margem e saber seu caixa.
Serve para uma noite de balada ou só para festivais?+
Para as duas coisas. Há modelos de orçamento para festival de vários dias, festival de um dia, show, noite de balada e evento privado, além de um modelo livre.
Dá para comparar o orçado com o real?+
É a visão principal: cada rubrica compara orçamento e gasto real, com a variação em euros e em porcentagem. É o que faz o próximo orçamento ser melhor.
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