El informe del evento no es cuánto vendiste, es cuánto ganaste
Montas el presupuesto por partidas —artistas, producción, sala, personal, marketing, logística—, registras los gastos reales y el sistema cruza esos costes con la venta en vivo. Ves el margen y el desvío de cada partida sin exportar nada. Y sabes tu punto de equilibrio: cuántas entradas hacen falta para cubrir costes.
La plataforma te dice lo que has vendido. El margen te lo calculas tú, en otra parte.
Con la hoja de cálculo aparte
- El presupuesto vive en un Excel que solo entiende quien lo hizo
- Los gastos se recopilan cuando el evento ya ha pasado
- El punto de equilibrio se estima a ojo, si se estima
- Nadie sabe si vamos bien hasta el cierre, cuando ya no se puede reaccionar
- La comisión de plataforma aparece como una sorpresa al final
Con el presupuesto dentro
- El presupuesto se monta por partidas, con plantilla según el tipo de evento
- Cada gasto se registra con su estado: previsto, pendiente o pagado
- El punto de equilibrio se calcula solo y se marca cuando se alcanza
- El margen se actualiza con cada venta, mientras aún puedes mover precio
- La comisión entra como una partida más del coste, desde el minuto uno
De la previsión al cierre, en el mismo sitio donde vendes
Presupuesto por partidas
Artistas, producción, sala, personal, marketing, logística, seguros e impuestos, comisiones de plataforma y otros. Cada coste en su sitio, no en un total ciego.
Plantillas por tipo de evento
Festival de varios días, festival de un día, concierto, noche de club o evento privado. Empiezas de una estructura que ya se parece a lo tuyo, no de una hoja en blanco.
Costes fijos y variables
Un caché es fijo; la pulsera o el vaso es por asistente; una comisión es un porcentaje. El presupuesto entiende los tres y reacciona al aforo que esperas.
Punto de equilibrio
Cuántos asistentes necesitas para cubrir costes, calculado desde tu presupuesto y tu precio medio. Y una marca clara cuando lo has superado.
Presupuesto contra real
Cada partida enfrenta lo presupuestado con lo gastado de verdad, con su desvío en euros y en porcentaje. Ahí se ve dónde se te fue el evento.
P&L del evento
Ingreso bruto, reembolsos, ingreso neto, comisión y lo que realmente cobras tú. Contra los costes, para dar margen bruto, margen neto y porcentaje.
Cuántas entradas tienes que vender para no perder dinero, sabido antes de abrir la venta.
Reaccionar a tiempo, que es lo único que sirve
Un informe que llega el lunes siguiente solo sirve para aprender. Lo que cambia un evento es saber el jueves que vas a quedarte a doscientas entradas del punto de equilibrio, cuando todavía puedes mover el precio, apretar al equipo de RRPP o meter presupuesto en campaña. Y al cerrar, tener el desvío por partida es lo que hace que el siguiente evento se presupueste con datos y no con memoria.
Bebe de todo lo que ya pasa en el evento
No hay que meter los ingresos a mano: ya están.
Lo que nos preguntáis sobre informes y rentabilidad
¿Tengo que meter los ingresos a mano?+
No. La venta ya está en el sistema: lo que aportas tú es el lado de los costes. Por eso el margen puede estar al día sin que nadie actualice nada.
¿Cómo se calcula el punto de equilibrio?+
Con tu presupuesto, el aforo que esperas y tu precio medio de entrada. Se recalcula si cambias cualquiera de los tres, y el sistema marca cuándo lo has alcanzado.
¿Distingue entre gasto previsto y gasto pagado?+
Sí. Un gasto puede estar planificado, pendiente de pago o pagado, y el P&L los trata distinto. Es la diferencia entre saber tu margen y saber tu caja.
¿Sirve para una noche de club o solo para festivales?+
Para las dos cosas. Hay plantillas de presupuesto para festival de varios días, festival de un día, concierto, noche de club y evento privado, además de una libre.
¿Puedo comparar lo presupuestado con lo real?+
Es la vista principal: cada partida enfrenta presupuesto y gasto real con su desvío en euros y en porcentaje. Es lo que hace que el siguiente presupuesto sea mejor.
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