Facturen voor evenementen in België: Peppol verplicht in 2026

Een in België gevestigde organisator kan niet langer op PDF factureren aan een ander Belgisch bedrijf. Sinds 1 januari 2026 moet de factuur tussen btw-plichtigen elektronisch en gestructureerd zijn, in Peppol BIS-formaat, volgens het koninklijk besluit van 8 juli 2025 dat op 14 juli 2025 in het Belgisch Staatsblad is gepubliceerd. De kassaverkoop blijft bijna volledig buiten schot: het ticket dat een promotor aan een particulier verkoopt, is geen transactie tussen bedrijven.

Vanaf wanneer is de gestructureerde elektronische factuur verplicht in België?

Sinds 1 januari 2026. De centrale wet is de wet van 6 februari 2024, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2024, met als titel «Loi modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée et le Code des impôts sur les revenus 1992 en ce qui concerne l'introduction de l'obligation de facturation électronique» (Wet tot wijziging van het Btw-wetboek en het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 wat de invoering van de verplichting tot elektronische facturering betreft). Ze definieert de gestructureerde factuur als «la facture électronique qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique» (de elektronische factuur die is uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die een automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt).

Die wet voegt een § 2bis toe aan artikel 53 van het btw-wetboek van 3 juli 1969. De verplichte partij is «l'assujetti établi en Belgique, à l'exclusion des assujettis auxquels le régime visé à l'article 56 s'applique et des assujettis faillis» (de in België gevestigde belastingplichtige, met uitzondering van belastingplichtigen die onder de regeling van artikel 56 vallen en belastingplichtigen in faillissement), wanneer die goederen levert of diensten verricht aan een andere belastingplichtige met een btw-identificatienummer. De ontvanger heeft de symmetrische verplichting: de factuur moet kunnen worden ontvangen in het formaat waarin ze wordt uitgereikt.

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 vulde het technische kader aan en trad op diezelfde 1 januari 2026 in werking. Het wijzigt de koninklijke besluiten nr. 1, 8 en 44 «en ce qui concerne les factures électroniques structurées» (wat de gestructureerde elektronische facturen betreft).

Welke facturen van een evenement vallen onder de verplichting en welke niet?

Facturen aan een ander Belgisch bedrijf met btw-nummer vallen erbinnen; verkoop aan particulieren niet. Het officiële portaal van de Belgische Staat efacture.belgium.be zegt het in één regel: «Les factures sortantes destinées à des clients privés ne sont pas soumises à l'obligation» (Uitgaande facturen voor particuliere klanten zijn niet aan de verplichting onderworpen). Voor een promotor betekent dat: de transactie met het grootste volume — tickets verkopen aan het publiek — blijft buiten schot, en al het andere valt erbinnen: sponsoring, het ticketpakket dat een bedrijf voor zijn werknemers koopt, de huur van de locatie, beveiliging, het podium, het geluid en de commissie van je verkoopplatform.

De verdeling is belangrijk omdat ze het eigenlijke werk verandert. Je hoeft geen Peppol-circuit op te zetten voor de kassaverkoop; je moet het opzetten voor het aankoopproces en de zakelijke facturatie. Als je ook in Spanje tickets verkoopt, volgen de btw en de facturatieverplichtingen van de Spaanse kassaverkoop hun eigen logica.

Wat geldt als een gestructureerde factuur en waarom Peppol?

Een gestructureerde factuur is een bestand dat het systeem van de klant leest zonder menselijke tussenkomst. Het Belgische portaal zelf sluit de PDF uit: een PDF per e-mail versturen «ne relève donc pas de l'e-facturation» (valt dus niet onder e-facturatie), omdat dat niet-gestructureerde formaat niet automatisch kan worden verwerkt aan de kant van de klant.

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 maakt het formaat concreet: de factuur wordt uitgereikt «en conformité avec la norme européenne sur la facturation électronique et la liste des syntaxes en vertu de la directive 2014/55/UE telles que concrétisées dans le format Peppol BIS dans la version UBL» (in overeenstemming met de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen krachtens Richtlijn 2014/55/EU, zoals geconcretiseerd in het Peppol BIS-formaat in de UBL-versie) en wordt verzonden «via le réseau Peppol» (via het Peppol-netwerk). Er is een smalle uitzondering: «sous réserve d'un accord entre les parties intéressées» (onder voorbehoud van een akkoord tussen de betrokken partijen) mag een ander formaat worden gebruikt, op voorwaarde dat het voldoet aan de Europese normen EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2.

Peppol is geen overheidswebsite waarop je bestanden uploadt. Het is een netwerk met toegangspunten: je sluit een contract met een provider, die registreert je, en vanaf dat moment bestaat je elektronische adres. De Belgische Peppol-autoriteit is de FOD BOSA, die zich presenteert als «BOSA, the Belgian Peppol Authority». Een praktisch detail dat wie uit het buitenland komt in verwarring brengt: het Belgische adres wordt opgebouwd met het ondernemingsnummer van de KBO onder het schema 0208, niet met het btw-nummer.

Wie valt erbuiten: artiesten, vzw's en buitenlandse leveranciers?

De lijst met uitzonderingen is kort en gesloten. Volgens het officiële portaal zijn niet verplicht om gestructureerde facturen uit te reiken: btw-plichtigen in faillissement, degenen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten op grond van artikel 44 van het btw-wetboek, degenen die niet in België zijn gevestigd zonder vaste inrichting, en degenen onder de forfaitaire regeling van artikel 56 — deze laatsten tot 1 januari 2028. En niet verplicht om ze te ontvangen zijn degenen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten op grond van artikel 44 en de niet-gevestigden.

Daaruit volgt het geval dat het vaakst voorkomt bij een evenement. De prestaties van uitvoerende artiesten aan een evenementenorganisator zijn vrijgesteld op grond van artikel 44, § 2, 8° van het btw-wetboek. Als je artiest alleen optredens factureert, stuurt die je geen Peppol-factuur, en dat is geen tekortkoming van zijn kant. Hetzelfde geldt voor de geluidstechnicus uit Lille of het hekwerkbedrijf uit Rotterdam: zonder vestiging in België vallen ze erbuiten.

Op 19 december 2025 kondigde de FOD Financiën twee maatregelen aan die vanaf 1 januari 2026 van toepassing zijn, in afwachting van een formele wettelijke basis. De eerste is territoriaal: «L'obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques ne s'appliquera pas aux entreprises non établies en Belgique» (De verplichting om elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen zal niet van toepassing zijn op bedrijven die niet in België zijn gevestigd), ook al hebben ze een Belgisch btw-nummer. De tweede is een vrijwaringsclausule: als de ontvanger door technische beperkingen geen elektronische facturen kan ontvangen, is de leverancier niet verplicht om er een uit te reiken en mag die op papier of in PDF factureren, maar de ontvanger blijft wel algemeen verplicht om ze te kunnen ontvangen.

Hier volgt een eigen interpretatie, geen uitspraak van de overheid: de lijst met uitsluitingen noemt de forfaitaire regeling van artikel 56, en niet de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen van artikel 56bis. Een vzw met een btw-nummer onder de vrijstellingsregeling, van het type dat drie concerten per jaar organiseert, lijkt wel onder de verplichting te vallen, ook al rekent ze geen btw aan. Als dat jouw geval is, bevestig dit dan met je boekhouder voordat je ervan uitgaat dat het je niet raakt.

Welke boete staat er als je niet factureert of niet kunt ontvangen?

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 heeft de sanctie opgenomen in het koninklijk besluit nr. 44: 1.500 euro voor de eerste overtreding, 3.000 euro voor de tweede en 5.000 euro voor elke volgende. Drie overtredingen die bij drie controles worden vastgesteld, komen samen op 9.500 euro — eigen berekening op basis van de schaal van het besluit — en dat telt niet als softwarekost: dat telt als boete.

Er was een overgangsperiode en die is inmiddels afgelopen. De FOD Financiën verleende een tolerantie tijdens de eerste drie maanden van 2026, onder één voorwaarde: dat het bedrijf kon aantonen tijdig en redelijkerwijs maatregelen te hebben genomen — «en temps utile et de manière raisonnable» — om te voldoen. Ze dekte twee concrete situaties: nog niet over de technische middelen beschikken om gestructureerde facturen te versturen of te ontvangen, en geen geldige gestructureerde factuur kunnen opstellen door beperkingen van het eigen systeem of dat van een derde. Het was geen algemeen uitstel van de verplichting.

Op 7 april 2026 verklaarde de overheid beëindigd «la période générale de tolérance qui s'appliquait pendant les trois premiers mois de 2026» (de algemene tolerantieperiode die gold tijdens de eerste drie maanden van 2026). Er bleven twee uitzonderingen over: een specifieke tolerantie voor zelffacturering, tot 30 juni 2026, en het geval-per-geval-onderzoek van uitzonderlijke technische omstandigheden. Vandaag, in oktober 2026, is het sanctieregime volledig operationeel.

Kun je 120% aftrekken van de kosten om te factureren?

Als je een kleine onderneming of zelfstandige bent, ja. Artikel 4 van de wet van 6 februari 2024 wijzigde artikel 64ter van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992 om de kosten «liés aux programmes de facturation pour l'émission, la transmission et la réception de factures électroniques» (verbonden aan facturatieprogramma's voor het uitreiken, verzenden en ontvangen van elektronische facturen) toe te staan, met uitsluiting van afschrijvingen.

Het officiële portaal licht de stimulans toe: «Pour les périodes imposables de 2024 à 2027, les PME et les indépendants utilisant des formules d'abonnement pourront appliquer une déduction majorée de 120 %» (Voor de belastbare tijdvakken 2024 tot 2027 kunnen kmo's en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken, een verhoogde aftrek van 120% toepassen). Hieronder vallen de periodieke abonnementskosten voor facturatiepakketten en de adviseringskosten die specifiek zijn gemaakt om de verplichting voor te bereiden of te implementeren. De meerkost van e-facturatie binnen een abonnement dat je al had, telt ook mee, als die apart op de factuur staat vermeld. De criteria voor een kleine onderneming die de pagina vermeldt, zijn 11,25 miljoen euro omzet, 6 miljoen balanstotaal of 50 werknemers.

De berekening is eenvoudig en kun je beter maken voor het afsluiten van het boekjaar: een abonnement van 600 euro per jaar wordt aftrekbaar voor 720 euro, 120 euro meer aftrekbare basis. Het is geen subsidie, het is een belastinguitstel op een verplichting die je toch al moet naleven.

En als je een factuur stuurt naar een gemeente of een Belgische provincie?

Dan was de elektronische factuur al verplicht vóór 2026, via een ander spoor. Het koninklijk besluit van 9 maart 2022 «fixant les modalités relatives à l'obligation pour les opérateurs économiques en matière de facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession» (tot vaststelling van de nadere regels betreffende de verplichting voor economische actoren inzake elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten) voerde de verplichting in drie fasen in: vanaf 1 november 2022 voor contracten die de Europese publicatiedrempel bereiken, vanaf 1 mei 2023 voor contracten vanaf 30.000 euro en vanaf 7 september 2023 voor de rest. Contracten met een klein bedrag blijven erbuiten: de tekst stelt die grens op «3 000 euros, hors taxe sur la valeur ajoutée» (3.000 euro, exclusief belasting over de toegevoegde waarde).

Dit raakt meer organisatoren dan het lijkt. In België wordt een groot deel van de zomerprogrammering gecontracteerd of gesubsidieerd door de gemeente, en veel concerten vinden plaats in publieke zalen en infrastructuur. Als je wordt betaald door een gemeente, een provincie of een deelstaatentiteit, loopt je factuur via het elektronische circuit van overheidsopdrachten, behalve als het bedrag onder 3.000 euro exclusief btw blijft.

De oorsprong van dit alles is Europees. Volgens het Belgische portaal moeten sinds 17 april 2019 alle Europese aanbestedende overheden gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen die aan de Europese norm voldoen, op grond van Richtlijn 2014/55/EU. En de richting verandert niet: Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad, van 11 maart 2025, gepubliceerd in het Publicatieblad op 25 maart 2025, wijzigt Richtlijn 2006/112/EG zodat de elektronische factuur de standaard wordt in de Europese btw.

En Futura Tickets, welk deel hiervan dekt het?

Geen enkel ticketingplatform regelt de gestructureerde factuur van je leveranciers voor je: dat doet je facturatietool of je boekhouder, met een Peppol-toegangspunt. Wat het platform wél moet bieden, is de grondstof: de details van elke verkoop met het btw-nummer van de koper wanneer een bedrijf het ticket koopt, de uitsplitsing per btw-tarief en de export van dat alles zonder toestemming te moeten vragen. Bij Futura Tickets is de database van bezoekers 100% van de organisator, en er wordt betaald met 8 betaalmethoden, waaronder Bancontact, degene die de Belgische koper echt gebruikt. Als je tools vergelijkt, staat op de productpagina wat er wel en niet is.

Checklist voordat je je eerste gestructureerde factuur in België opstelt

Zeven controles. Geen enkele vereist dat je van verkoopplatform verandert.

Bevestig of je in België bent gevestigd. Een Belgisch btw-nummer is niet voldoende: de vooruitlopende maatregel van de FOD Financiën sluit bedrijven uit zonder bedrijfszetel of vaste inrichting. Als je vanuit Spanje opereert met een Belgisch btw-nummer, is jouw positie niet die van een vzw uit Gent.

Registreer je Peppol-adres met het ondernemingsnummer. Het Belgische schema is 0208 en vertrekt vanuit de KBO, niet vanuit het btw-nummer. Een verkeerd opgegeven adres resulteert in facturen die niet aankomen en vervaldatums die worden gemist.

Scheid het B2C-circuit van het B2B-circuit in je boekhouding. De kassaverkoop aan particulieren valt erbuiten. Zakelijke tickets, sponsoring en ruimteverhuur vallen erbinnen. Als alles op één hoop belandt, ga je standaard verkeerd factureren.

Vraag elke vaste leverancier onder welke regeling die valt. Artiest vrijgesteld op grond van artikel 44, buitenlandse leverancier, forfaitair tot 2028: elk geval verklaart waarom de factuur niet via Peppol binnenkomt, en voorkomt dat je iets opeist wat niet hoort.

Controleer of je kunt ontvangen, niet alleen uitreiken. De ontvangstverplichting valt niet onder de vrijwaringsclausule: wie niet kan ontvangen, is wie in overtreding is.

Splits de kosten voor e-facturatie uit op je softwarefactuur. Zonder die uitsplitsing komt de meerkost van een bestaand abonnement niet in aanmerking voor de aftrek van 120% van artikel 64ter van het WIB 92.

Als je door een gemeente wordt betaald, kijk dan naar het contractbedrag. Boven 3.000 euro exclusief btw is de elektronische factuur voor overheidsopdrachten verplicht sinds 2022 en 2023, afhankelijk van de fase.

Conclusie

België heeft gedaan wat eerder Italië deed en nu ook Duitsland met de E-Rechnung en Spanje met VeriFactu doen: de factuur tussen bedrijven overbrengen naar een formaat dat de overheid kan lezen. Voor een organisator is de impact asymmetrisch. De verkoop van tickets aan het publiek wordt nauwelijks geraakt; het leveranciers- en zakelijke circuit verandert ingrijpend, met een boeteschaal die begint bij 1.500 euro en zonder algemene tolerantie sinds 1 april 2026. De overige Belgische verplichtingen — de btw op het ticket, doorverkoop en auteursrechten — blijven zoals ze waren, en die bespreken we in de gids voor het verkopen van tickets in België.

Bronnen

• Loi du 6 février 2024 modifiant le Code de la TVA et le CIR 1992 en ce qui concerne l'introduction de l'obligation de facturation électronique (Belgisch Staatsblad, 20 februari 2024)
• Arrêté royal du 8 juillet 2025 modifiant les arrêtés royaux nos 1, 8 et 44 en matière de TVA en ce qui concerne les factures électroniques structurées (Belgisch Staatsblad, 14 juli 2025)
• Code de la taxe sur la valeur ajoutée, loi du 3 juillet 1969, geconsolideerde tekst (Justel)
• Pour qui la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ? (federaal portaal e-facture)
• E-facturation : mesures en matière de TVA à partir du 1er janvier 2026 (FOD Financiën, 19 december 2025)
• Période de tolérance pendant les trois premiers mois de 2026 (FOD Financiën, 18 december 2025)
• Fin de la période de tolérance pour l'e-facturation (FOD Financiën, 7 april 2026)
• Incitants fiscaux à l'adoption de la facturation électronique (federaal portaal e-facture)
• E-facturation : de quoi parle-t-on au juste ? (federaal portaal e-facture)
• Qui est concerné par l'e-facturation ? (federaal portaal e-facture)
• Belgian Peppol Authority, pagina van de FOD BOSA op OpenPeppol
• Arrêté royal du 9 mars 2022 fixant les modalités relatives à l'obligation pour les opérateurs économiques en matière de facturation électronique dans le cadre des marchés publics
• Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad van 11 maart 2025 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG (EUR-Lex)