Le rapport de l'événement, ce n'est pas ce que vous avez vendu, c'est ce que vous avez gagné
Vous montez le budget par postes : artistes, production, salle, personnel, marketing, logistique. Vous enregistrez les dépenses réelles et le système croise ces coûts avec la vente en temps réel. Vous voyez la marge et l'écart de chaque poste sans rien exporter. Et vous connaissez votre seuil de rentabilité : combien de billets il faut vendre pour couvrir les coûts.
La plateforme vous dit ce que vous avez vendu. La marge, vous la calculez vous-même, ailleurs.
Avec le tableur à côté
- Le budget vit dans un Excel que seul son auteur comprend
- Les dépenses ne sont réunies qu'une fois l'événement passé
- Le seuil de rentabilité s'estime au doigt mouillé, quand il s'estime
- Personne ne sait où l'on en est avant la clôture, quand il est trop tard pour réagir
- La commission de la plateforme arrive comme une surprise à la fin
Avec le budget intégré
- Le budget se monte par postes, à partir d'un modèle adapté au type d'événement
- Chaque dépense s'enregistre avec son statut : prévue, en attente ou payée
- Le seuil de rentabilité se calcule tout seul et le système le signale dès qu'il est atteint
- La marge se met à jour à chaque vente, tant que vous pouvez encore ajuster les prix
- La commission compte comme un poste de coût de plus, dès le premier jour
De la prévision à la clôture, là où vous vendez
Budget par postes
Artistes, production, salle, personnel, marketing, logistique, assurances et taxes, commissions de la plateforme et divers. Chaque coût à sa place, et non noyé dans un total aveugle.
Des modèles par type d'événement
Festival sur plusieurs jours, festival d'une journée, concert, soirée club ou événement privé. Vous partez d'une structure qui ressemble déjà à la vôtre, pas d'une page blanche.
Coûts fixes et variables
Un cachet est fixe ; le bracelet ou le gobelet se compte par participant ; une commission est un pourcentage. Le budget prend les trois en compte et réagit à la fréquentation que vous attendez.
Seuil de rentabilité
Combien de participants il vous faut pour couvrir les coûts, calculé à partir de votre budget et de votre prix moyen. Avec un repère clair dès que vous l'avez franchi.
Budget contre réalisé
Chaque poste confronte ce qui était budgété à ce qui a réellement été dépensé, avec son écart en euros et en pourcentage. C'est là qu'on voit où l'événement vous a échappé.
P&L de l'événement
Recettes brutes, remboursements, recettes nettes, commission et ce que vous encaissez vraiment. Le tout face aux coûts, pour obtenir la marge brute, la marge nette et le pourcentage.
Combien de billets vendre pour ne pas perdre d'argent : vous le savez avant même la mise en vente.
Réagir à temps, la seule chose qui serve vraiment
Un rapport qui arrive le lundi suivant ne sert qu'à apprendre. Ce qui change un événement, c'est de savoir le jeudi qu'il vous manquera deux cents billets pour atteindre le seuil de rentabilité, tant que vous pouvez encore ajuster le prix, pousser votre équipe d'ambassadeurs ou remettre du budget dans la campagne. Et à la clôture, avoir l'écart par poste, c'est ce qui permet de budgéter le prochain événement avec des données plutôt qu'avec des souvenirs.
Il se nourrit de tout ce qui se passe déjà sur l'événement
Pas besoin de saisir les recettes à la main : elles y sont déjà.
Ce que vous nous demandez sur les rapports et la rentabilité
Dois-je saisir les recettes à la main ?+
Non. Les ventes sont déjà dans le système : ce que vous apportez, c'est le côté des coûts. C'est pour cela que la marge reste à jour sans que personne n'ait rien à saisir.
Comment se calcule le seuil de rentabilité ?+
À partir de votre budget, de la fréquentation que vous attendez et du prix moyen de vos billets. Il se recalcule si vous changez l'un des trois, et le système signale le moment où vous l'atteignez.
Fait-il la différence entre dépense prévue et dépense payée ?+
Oui. Une dépense peut être planifiée, en attente de paiement ou payée, et le P&L ne traite pas ces cas de la même façon. C'est la différence entre connaître votre marge et connaître votre trésorerie.
Ça sert pour une soirée club ou seulement pour les festivals ?+
Pour les deux. Il y a des modèles de budget pour festival sur plusieurs jours, festival d'une journée, concert, soirée club et événement privé, plus un modèle libre.
Puis-je comparer le budget et le réalisé ?+
C'est la vue principale : chaque poste confronte le budget et la dépense réelle avec son écart en euros et en pourcentage. C'est ce qui améliore le budget suivant.
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