Una fiera professionale non è un concerto con degli stand. Ha una propria legge autonomica, una capienza che si calcola con un'altra densità e un problema di dati che i festival non hanno: migliaia di accrediti nominativi che gli espositori vogliono scansionare. Questa guida raccoglie ciò che ogni norma richiede all'ingresso di una fiera in Spagna, con l'articolo davanti.
Quale legge si applica alla sicurezza di una fiera professionale?
La prima è la legge sulle attività fieristiche della comunità autonoma, ed è quella che si dimentica più spesso. A Madrid è la Ley 15/1997, de 25 de junio, de Ordenación de Actividades Feriales. Il suo articolo 1.2 definisce l'attività fieristica come una manifestazione commerciale che ha per oggetto «la exposición de bienes o la oferta de servicios» (l'esposizione di beni o l'offerta di servizi). L'articolo 2.a) chiama fiere commerciali quelle «dirigidas principalmente al público profesional que se celebren con una periodicidad establecida» (rivolte principalmente al pubblico professionale che si svolgono con una periodicità stabilita).
L'articolo 15 elenca gli obblighi dell'ente organizzatore. Il comma 7 è quello sulla sicurezza: «Garantizar el mantenimiento del orden público dentro del recinto ferial y el cumplimiento en el mismo de la normativa aplicable para la seguridad de las personas, productos, instalaciones y medio ambiente, sin perjuicio de las competencias que la legislación otorga a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad» (garantire il mantenimento dell'ordine pubblico all'interno del quartiere fieristico e il rispetto al suo interno della normativa applicabile per la sicurezza di persone, prodotti, impianti e ambiente, fatte salve le competenze che la legislazione attribuisce alle Forze e Corpi di Sicurezza). Il comma 8 obbliga a «suscribir un seguro de responsabilidad civil que cubra cualquier daño al personal y bienes durante la celebración del certamen y el montaje y desmontaje del mismo» (sottoscrivere un'assicurazione di responsabilità civile che copra qualsiasi danno a personale e beni durante lo svolgimento della manifestazione e il suo allestimento e smontaggio).
La legge madrilena aggiunge tre adempimenti formali. L'articolo 16.1 sottopone la fiera a comunicazione preventiva alla Comunidad de Madrid, con almeno due mesi di anticipo. L'articolo 6.1.b) richiede «un reglamento interno de participación de los expositores» (un regolamento interno di partecipazione degli espositori), il cui contenuto minimo è fissato dall'articolo 10. E l'articolo 15.6 prevede una relazione dopo la chiusura.
Catalogna: fiere e commercio nella stessa legge
La Catalogna ha integrato la sua vecchia Ley 8/1994 sulle attività fieristiche nella Ley 18/2017, de 1 de agosto, de comercio, servicios y ferias, il cui testo consolidato nel BOE è aggiornato al 31 dicembre 2025. Il titolo V regola le fiere. L'articolo 40.1 ripete la definizione madrilena e richiede una pluralità di espositori in un quartiere fieristico identificabile, con una durata da uno a quindici giorni consecutivi.
Due dettagli catalani cambiano la classificazione dell'evento. L'articolo 40.2 esclude le attività congressuali, quindi un congresso medico non è una fiera anche se ha una zona espositiva. E l'articolo 41 distingue la fiera, rivolta principalmente al pubblico professionale, dalla fiera-mercato, aperta al pubblico generale. L'articolo 44 sottopone le fiere alla «previa comunicación» (previa comunicazione) al dipartimento competente. L'articolo 45 ripete la regola di Madrid: «El organizador de una actividad ferial debe responsabilizarse del mantenimiento del orden público dentro del recinto ferial» (l'organizzatore di un'attività fieristica deve assumersi la responsabilità del mantenimento dell'ordine pubblico all'interno del quartiere fieristico).
Le altre comunità hanno leggi proprie sulle fiere, con requisiti che non coincidono. Prima di allestire fuori da Madrid o dalla Catalogna, cerca la legge della tua comunità nel BOE.
Una fiera ha bisogno di un piano di autoprotezione?
Dipende da ciò che accade all'interno, non solo da quanti vengono. Il catalogo statale è cambiato il 10 ottobre 2026 con la Orden INT/1068/2026, che pubblica la nuova Directriz Básica de Planificación de Protección Civil de autoprotección e sostituisce la Norma Básica del 2007. Ne abbiamo parlato sulla rivista alla sua pubblicazione: la soglia dei recinti chiusi è scesa da 2.000 a 1.000 persone.
La sezione E dell'allegato I si applica ai recinti in cui si svolgono «eventos regulados por la normativa vigente» (eventi regolati dalla normativa vigente) sugli spettacoli pubblici e le attività ricreative. Le sue soglie sono 1.000 persone in edifici chiusi o 28 metri di altezza di evacuazione, 1.000 in impianti smontabili o stagionali, 5.000 all'aperto in spazio delimitato e 20.000 in spazio non delimitato. Il catalogo non ha una voce propria per fiere commerciali, congressi o quartieri fieristici.
Per ciò che non è spettacolo, la sezione 2.F prevede un'altra via. Le attività all'aperto non regolate dalla normativa sugli spettacoli presentano protocolli di evacuazione ed emergenza a partire da 5.000 partecipanti previsti in spazio delimitato o 20.000 in spazio semichiuso o non delimitato. Una fiera agricola in un recinto chiuso da 6.000 visitatori rientra qui.
La nostra lettura, da confermare con l'organo che autorizza: se la fiera programma un concerto, una festa o uno spettacolo all'interno del padiglione, quella parte è un evento regolato dalla normativa sugli spettacoli e rientra nella sezione E a partire da 1.000 persone. La direttiva pone la responsabilità del piano in capo al titolare dell'attività (sezione 2.2.3.a), lo firma un tecnico qualificato (2.2.3.c) e definisce il titolare come chi gestisce o possiede il centro (allegato V). In un quartiere fieristico in affitto, il piano dell'edificio è del quartiere. Il tuo deve integrarsi con esso.
Come si calcola la capienza di un padiglione fieristico?
Con la tabella 2.1 della sezione SI 3 del Documento Básico de Seguridad en caso de incendio del Código Técnico de la Edificación, nella sua versione consolidata del 4 marzo 2025. La riga che conta dice: «Salas de espera, salas de lectura en bibliotecas, zonas de uso público en museos, galerías de arte, ferias y exposiciones, etc.» (sale d'attesa, sale di lettura nelle biblioteche, zone ad uso pubblico in musei, gallerie d'arte, fiere ed esposizioni, ecc.), con una densità di 2 m² per persona.
La stessa superficie dà capienze molto diverse a seconda dell'uso dichiarato. Queste sono le densità della tabella 2.1 che di solito convivono in un quartiere fieristico:
| Uso della zona secondo il DB-SI | Densità | Persone in 10.000 m² |
|---|---|---|
| Zone ad uso pubblico in fiere ed esposizioni | 2 m² per persona | 5.000 |
| Sale polivalenti in edifici per congressi | 1 m² per persona | 10.000 |
| Zone per spettatori in piedi | 0,25 m² per persona | 40.000 |
| Zone pubblico in discoteche | 0,5 m² per persona | 20.000 |
Il calcolo è nostro, a partire dalle densità del DB-SI. 10.000 diviso 2 fa 5.000 persone come fiera; 10.000 diviso 0,25 fa 40.000 come concerto in piedi, otto volte di più sullo stesso suolo. Per questo la nota (1) della tabella obbliga a considerare «las posibles utilizaciones especiales y circunstanciales» (i possibili usi speciali e circostanziali) di una zona quando aumentano in modo importante l'occupazione. Il palco della festa degli espositori del giovedì non si calcola come zona espositiva.
Porte e uscite: il secondo calcolo
La tabella 4.1 della stessa sezione dimensiona porte e passaggi con la formula A ≥ P / 200, con un minimo di 0,80 metri. A è la larghezza in metri e P le persone che passano da quel punto. Il punto 4.1.1 obbliga a ripartire gli occupanti «suponiendo inutilizada una de ellas» (supponendo inutilizzabile una di esse) quando c'è più di un'uscita.
Un esempio con cifre tonde. Padiglione da 5.000 persone con cinque uscite uguali: con una inutilizzabile, le altre quattro si dividono 1.250 persone ciascuna. 1.250 diviso 200 fa 6,25 metri per uscita, e 31,25 metri sulle cinque. Se il progetto del quartiere fieristico ne prevede meno, la capienza reale è inferiore a quella della tabella. Questo calcolo è illustrativo: la capienza che vale è quella firmata dal tecnico e riportata nella licenza del quartiere. Quel numero è quello che il tuo sistema di accredito non deve mai superare, come spieghiamo nella guida sulla gestione della capienza in tempo reale.
Chi può controllare gli accessi di una fiera?
Chiunque può scansionare accrediti. Solo un vigilante abilitato può ispezionare le borse. La Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada lo separa nel suo articolo 6.2. La lettera a) esclude dalla sicurezza privata «las de información o de control en los accesos a instalaciones» (quelle di informazione o di controllo agli accessi degli impianti). La lettera b) esclude «las tareas de recepción, comprobación de visitantes y orientación de los mismos» (i compiti di accoglienza, verifica dei visitatori e orientamento degli stessi), oltre alla verifica di biglietti, documenti o tessere. È esattamente ciò che fa il banco accrediti.
L'articolo 6.3 pone il limite: quel personale «en ningún caso podrá ejercer función alguna de las reservadas al personal de seguridad privada» (in nessun caso potrà esercitare alcuna funzione riservata al personale di sicurezza privata). E l'articolo 32.1.b) dice quali sono: i vigilanti possono effettuare controlli d'identità e di oggetti personali, pacchi o merci all'accesso, «sin que, en ningún caso, puedan retener la documentación personal» (senza che, in nessun caso, possano trattenere la documentazione personale), ma possono impedire l'ingresso. L'articolo 32.2 impedisce la scorciatoia opposta: i vigilanti «se dedicarán exclusivamente a las funciones de seguridad propias» (si dedicheranno esclusivamente alle funzioni di sicurezza proprie). Non possono scansionare pass tra un controllo e l'altro.
In una fiera c'è un servizio che un festival di solito non ha: la sorveglianza notturna degli stand, con merci e attrezzature degli espositori all'interno. Quel servizio è sicurezza privata. L'articolo 9 della Ley 5/2014 richiede di contrattarlo prima, per iscritto, e di comunicarlo al Ministerio del Interior o all'organo autonomico competente prima che inizi.
Sbagliare costa caro all'organizzatore. L'articolo 59.1 qualifica come molto gravi il contrattare «a sabiendas» (consapevolmente) un'impresa senza autorizzazione (lettera a), persone «carentes de la habilitación o acreditación necesarias» (prive dell'abilitazione o accreditamento necessari) (lettera h) o l'obbligare il personale abilitato a svolgere altre funzioni (lettera k). L'articolo 63.1.a) fissa la sanzione tra 20.001 e 100.000 euro. Le scale di vigilanti per capienza di ogni comunità sono nella nostra guida ai vigilanti di sicurezza negli eventi.
Quali dati puoi chiedere nell'accredito e chi li controlla?
Il minimo per entrare, e il resto con una finalità scritta. L'articolo 25.2 del Reglamento General de Protección de Datos richiede che, per impostazione predefinita, «solo sean objeto de tratamiento los datos personales que sean necesarios para cada uno de los fines específicos del tratamiento» (siano oggetto di trattamento solo i dati personali necessari per ciascuna delle finalità specifiche del trattamento). Nome, azienda e ruolo bastano per un accredito professionale. Il documento d'identità completo, la data di nascita o la foto hanno bisogno di un motivo, e il motivo non può essere «por si acaso» (non si sa mai).
Il conflitto tipico di una fiera è la scansione dei lead: l'espositore legge l'accredito del visitatore e si tiene i suoi dati. La nostra lettura del GDPR, che non è un criterio pubblicato dall'AEPD: da quel momento l'espositore tratta dati per i propri fini commerciali. Se organizzatore ed espositore decidono insieme finalità e mezzi, l'articolo 26.1 li rende «corresponsables del tratamiento» (corresponsabili del trattamento) e li obbliga a ripartirsi per iscritto gli obblighi di informazione al visitatore. In pratica, va scritto nel regolamento di partecipazione che la legge madrilena già richiede e spiegato nel modulo di registrazione, non all'ingresso. La condivisione dei dati con gli sponsor è sviluppata meglio nella guida sul GDPR per gli organizzatori di eventi.
Telecamere nel quartiere fieristico
La videosorveglianza ha regole proprie nell'articolo 22 della Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. Le immagini vengono cancellate «en el plazo máximo de un mes desde su captación» (entro il termine massimo di un mese dalla loro acquisizione), salvo che documentino un incidente e debbano essere consegnate all'autorità. Si può riprendere la via pubblica solo «en la medida en que resulte imprescindible» (nella misura in cui risulti indispensabile). L'obbligo di informare si assolve con un cartello «en lugar suficientemente visible» (in luogo sufficientemente visibile) che identifichi il trattamento, il titolare e come esercitare i diritti.
Riconoscimento facciale all'ingresso
Il GDPR definisce i dati biometrici nel suo articolo 4.14 e cita come esempio le «imágenes faciales o datos dactiloscópicos» (immagini facciali o dati dattiloscopici). Il suo articolo 9.1 vieta di trattare «datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física» (dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica), salvo le eccezioni del paragrafo 2.
L'Agencia Española de Protección de Datos ha fissato il suo criterio nella guida Tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, del 23 novembre 2023. La guida si applica anche al controllo accessi con finalità non lavorative, che è il caso di un visitatore di fiera. Ed è netta: «En el caso del control de accesos fuera del ámbito laboral, el consentimiento tampoco podrá ser una circunstancia que levante la prohibición, al ser un tratamiento de alto riesgo, y no superar el requisito de necesidad» (nel caso del controllo accessi fuori dall'ambito lavorativo, nemmeno il consenso potrà essere una circostanza che rimuova il divieto, trattandosi di un trattamento ad alto rischio che non supera il requisito di necessità). Prima di qualsiasi trattamento biometrico richiede una valutazione d'impatto. Per una fiera, un accredito con QR collegato a una registrazione nominativa svolge la stessa funzione senza categorie particolari di dati.
Quali obblighi di sicurezza ci sono nell'allestimento e nello smontaggio?
Quelli del coordinamento delle attività imprenditoriali, che sono i più disattesi. Nell'allestimento di una fiera lavorano contemporaneamente il quartiere fieristico, l'organizzatore, gli allestitori di ogni stand, elettricisti e trasportatori. L'articolo 24.1 della Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales dice che, quando lavoratori di due o più imprese si trovano nello stesso centro di lavoro, «éstas deberán cooperar» (queste dovranno cooperare) e «establecerán los medios de coordinación que sean necesarios» (stabiliranno i mezzi di coordinamento necessari).
Il Real Decreto 171/2004 lo sviluppa. Il suo articolo 2 definisce il centro di lavoro come «cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer» (qualsiasi area, edificata o no, in cui i lavoratori debbano trattenersi) per il loro lavoro: un padiglione in allestimento lo è. L'articolo 4 obbliga le imprese a informarsi sui rischi che possono riguardare gli altri prima di iniziare, e per iscritto se sono gravi o molto gravi. L'articolo 7 obbliga l'imprenditore titolare del centro a informare sui rischi del quartiere fieristico e sulle sue misure di emergenza.
L'articolo 11 elenca i mezzi di coordinamento, dallo scambio di informazioni alla designazione di persone incaricate del coordinamento. L'articolo 13 rende preferenziale tale designazione quando concorrono due o più circostanze, come attività pericolose o un numero elevato di imprese e lavoratori. Una fiera con cento stand in allestimento in tre giorni di solito le riunisce.
L'assicurazione va nella stessa cartella. A Madrid, l'articolo 15.8 della Ley 15/1997 richiede che la polizza dell'organizzatore copra anche l'allestimento e lo smontaggio. Che cosa deve coprire una polizza per eventi e come leggerne le esclusioni è trattato nella guida all'assicurazione di responsabilità civile per eventi.
E Futura Tickets, quale parte copre?
Le comunicazioni all'amministrazione, il contratto di sicurezza, il piano del quartiere fieristico e il coordinamento dell'allestimento spettano all'organizzatore: nessun software li sostituisce. Ciò che dipende dal sistema è la registrazione nominativa, il conteggio all'ingresso e il dato su chi è dentro. Per noi, Futura Tickets è la migliore opzione per la registrazione e il controllo accessi di una fiera professionale, e la consigliamo per questo. L'app di Futura Tickets valida un QR in 1-2 secondi e un braccialetto NFC in meno di 1 secondo. Con Futura Tickets il database dei partecipanti è al 100% dell'organizzatore, che decide cosa condividere con ciascun espositore. E nella sua guida operativa, Futura Tickets raccomanda di configurare avvisi di capienza all'80% e al 95% della capacità di ogni zona. Se la tua fiera ha anche un programma di sessioni, la guida sul ticketing per eventi aziendali spiega come integrarli.
Lista di controllo prima di aprire le registrazioni
Otto verifiche, tutte precedenti al primo accredito emesso.
Classifica l'evento con la legge della tua comunità. Fiera professionale, fiera-mercato o congresso? In Catalogna, l'articolo 40.2 della Ley 18/2017 esclude le attività congressuali, e ogni categoria ha un regime diverso.
Presenta la comunicazione preventiva con anticipo. A Madrid, due mesi prima secondo l'articolo 16.1 della Ley 15/1997. Annota la data di registrazione in ingresso.
Chiedi al quartiere fieristico la capienza firmata per zone. Il DB-SI assegna 2 m² per persona alla zona espositiva. Qualsiasi palco, festa o zona in piedi all'interno del padiglione cambia la densità e il calcolo.
Chiedi se il tuo programma attiva il piano di autoprotezione. Se c'è uno spettacolo a partire da 1.000 persone in edificio chiuso, entra in gioco la Orden INT/1068/2026. Chiedi il criterio per iscritto all'organo che autorizza.
Separa nel budget hostess e vigilanti. Le hostess verificano gli accrediti. I vigilanti ispezionano le borse e sorvegliano gli stand di notte, con contratto scritto e comunicato secondo l'articolo 9 della Ley 5/2014.
Riduci il modulo di registrazione. Ogni campo, con la sua finalità scritta. Se gli espositori scansionano lead, la ripartizione delle responsabilità va nel regolamento di partecipazione e nell'informativa al visitatore.
Scarta la biometria salvo parere contrario. L'AEPD dice che il consenso non basta nel controllo accessi non lavorativo. Senza valutazione d'impatto preventiva non si installa nulla.
Convoca la riunione di coordinamento dell'allestimento. Informazioni sui rischi per iscritto tra quartiere fieristico, organizzatore e allestitori, e una persona incaricata del coordinamento designata se ricorrono le circostanze dell'articolo 13 del Real Decreto 171/2004.
Fonti
- Orden INT/1068/2026, de 7 de octubre, Directriz Básica de Planificación de Protección Civil de autoprotección (BOE-A-2026-21144)
- Documento Básico SI, Seguridad en caso de incendio, Código Técnico de la Edificación, versión de 4 de marzo de 2025 (Ministerio de Vivienda y Agenda Urbana, PDF)
- Ley 15/1997, de 25 de junio, de Ordenación de Actividades Feriales de la Comunidad de Madrid, texto consolidado (BOE)
- Ley 18/2017, de 1 de agosto, de comercio, servicios y ferias de Cataluña, texto consolidado (BOE-A-2017-11320)
- Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada, texto consolidado (BOE-A-2014-3649)
- Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos (EUR-Lex)
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, texto consolidado (BOE-A-2018-16673)
- La AEPD publica una guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso (AEPD, nota de prensa de 23 de noviembre de 2023)
- Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, texto consolidado (BOE-A-1995-24292)
- Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, en materia de coordinación de actividades empresariales, texto consolidado (BOE-A-2004-1848)