Una feria profesional no es un concierto con stands. Tiene su propia ley autonómica, un aforo que se calcula con otra densidad y un problema de datos que los festivales no tienen: miles de acreditaciones nominativas que los expositores quieren escanear. Esta guía recoge lo que exige cada norma en la puerta de una feria en España, con el artículo delante.
¿Qué ley se aplica a la seguridad de una feria profesional?
La primera es la ley de actividades feriales de la comunidad autónoma, y es la que más se olvida. En Madrid es la Ley 15/1997, de 25 de junio, de Ordenación de Actividades Feriales. Su artículo 1.2 define la actividad ferial como una manifestación comercial que tiene por objeto «la exposición de bienes o la oferta de servicios». El artículo 2.a) llama ferias comerciales a las «dirigidas principalmente al público profesional que se celebren con una periodicidad establecida».
El artículo 15 enumera las obligaciones de la entidad organizadora. El apartado 7 es el de seguridad: «Garantizar el mantenimiento del orden público dentro del recinto ferial y el cumplimiento en el mismo de la normativa aplicable para la seguridad de las personas, productos, instalaciones y medio ambiente, sin perjuicio de las competencias que la legislación otorga a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad». El apartado 8 obliga a «suscribir un seguro de responsabilidad civil que cubra cualquier daño al personal y bienes durante la celebración del certamen y el montaje y desmontaje del mismo».
La ley madrileña añade tres deberes de papel. El artículo 16.1 somete la feria a comunicación previa a la Comunidad de Madrid, con al menos dos meses de antelación. El artículo 6.1.b) exige «un reglamento interno de participación de los expositores», cuyo contenido mínimo fija el artículo 10. Y el artículo 15.6 pide una memoria tras la clausura.
Cataluña: ferias y comercio en la misma ley
Cataluña integró su antigua Ley 8/1994 de actividades feriales en la Ley 18/2017, de 1 de agosto, de comercio, servicios y ferias, cuyo texto consolidado en el BOE está actualizado a 31 de diciembre de 2025. El título V regula las ferias. El artículo 40.1 repite la definición madrileña y exige una pluralidad de expositores en un recinto identificable, con una duración de uno a quince días consecutivos.
Dos detalles catalanes cambian la clasificación del evento. El artículo 40.2 excluye las actividades congresuales, así que un congreso médico no es una feria aunque tenga zona de exposición. Y el artículo 41 separa la feria, dirigida principalmente al público profesional, de la feria-mercado, abierta al público general. El artículo 44 somete las ferias a «la previa comunicación» al departamento competente. El artículo 45 repite la regla de Madrid: «El organizador de una actividad ferial debe responsabilizarse del mantenimiento del orden público dentro del recinto ferial».
Las demás comunidades tienen leyes de ferias propias, con requisitos que no coinciden. Antes de montar fuera de Madrid o Cataluña, busca la ley de tu comunidad en el BOE.
¿Necesita una feria plan de autoprotección?
Depende de lo que pase dentro, no solo de cuántos vengan. El catálogo estatal cambió el 10 de octubre de 2026 con la Orden INT/1068/2026, que publica la nueva Directriz Básica de Planificación de Protección Civil de autoprotección y sustituye a la Norma Básica de 2007. Lo contamos en la revista al publicarse: el umbral de los recintos cerrados bajó de 2.000 a 1.000 personas.
El apartado E del anexo I se aplica a los recintos donde se celebren «eventos regulados por la normativa vigente» de espectáculos públicos y actividades recreativas. Sus umbrales son 1.000 personas en edificios cerrados o 28 metros de altura de evacuación, 1.000 en instalaciones desmontables o de temporada, 5.000 al aire libre en espacio delimitado y 20.000 en espacio no delimitado. El catálogo no tiene un epígrafe propio para ferias comerciales, congresos ni recintos feriales.
Para lo que no es espectáculo, el apartado 2.F prevé otra vía. Las actividades al aire libre no reguladas por la normativa de espectáculos presentan protocolos de evacuación y emergencia desde 5.000 asistentes previstos en espacio delimitado o 20.000 en espacio semicerrado o no delimitado. Una feria agrícola en un recinto vallado de 6.000 visitantes cae ahí.
Nuestra lectura, que conviene confirmar con el órgano que autoriza: si la feria programa un concierto, una fiesta o un espectáculo dentro del pabellón, esa parte es un evento regulado por la normativa de espectáculos y entra en el apartado E desde 1.000 personas. La directriz pone la responsabilidad del plan en el titular de la actividad (apartado 2.2.3.a), lo firma un técnico capacitado (2.2.3.c) y define al titular como quien explota o posee el centro (anexo V). En un recinto alquilado, el plan del edificio es del recinto. El tuyo tiene que encajar en él.
¿Cómo se calcula el aforo de un pabellón de feria?
Con la tabla 2.1 de la sección SI 3 del Documento Básico de Seguridad en caso de incendio del Código Técnico de la Edificación, en su versión consolidada de 4 de marzo de 2025. La fila que importa dice: «Salas de espera, salas de lectura en bibliotecas, zonas de uso público en museos, galerías de arte, ferias y exposiciones, etc.», con una densidad de 2 m² por persona.
La misma superficie da aforos muy distintos según el uso que se declare. Estas son las densidades de la tabla 2.1 que suelen convivir en un recinto ferial:
| Uso de la zona según el DB-SI | Densidad | Personas en 10.000 m² |
|---|---|---|
| Zonas de uso público en ferias y exposiciones | 2 m² por persona | 5.000 |
| Salones de uso múltiple en edificios para congresos | 1 m² por persona | 10.000 |
| Zonas de espectadores de pie | 0,25 m² por persona | 40.000 |
| Zonas de público en discotecas | 0,5 m² por persona | 20.000 |
El cálculo es nuestro, a partir de las densidades del DB-SI. 10.000 entre 2 son 5.000 personas como feria; 10.000 entre 0,25 son 40.000 como concierto de pie, ocho veces más en el mismo suelo. Por eso la nota (1) de la tabla obliga a considerar «las posibles utilizaciones especiales y circunstanciales» de una zona cuando aumenten de forma importante la ocupación. El escenario de la fiesta de expositores del jueves no se calcula como zona de exposición.
Puertas y salidas: la segunda cuenta
La tabla 4.1 de la misma sección dimensiona puertas y pasos con la fórmula A ≥ P / 200, con un mínimo de 0,80 metros. A es la anchura en metros y P las personas que pasan por ese punto. El apartado 4.1.1 obliga a repartir a los ocupantes «suponiendo inutilizada una de ellas» cuando hay más de una salida.
Un ejemplo con cifras redondas. Pabellón de 5.000 personas con cinco salidas iguales: con una inutilizada, las otras cuatro reparten 1.250 personas cada una. 1.250 entre 200 son 6,25 metros por salida, y 31,25 metros entre las cinco. Si el proyecto del recinto tiene menos, el aforo real es menor que el de la tabla. Este cálculo es ilustrativo: el aforo que vale es el que firma el técnico y consta en la licencia del recinto. Ese número es el que tu sistema de acreditación no debe superar nunca, como explicamos en la guía de gestión de aforo en tiempo real.
¿Quién puede controlar los accesos de una feria?
Cualquiera puede escanear acreditaciones. Solo un vigilante habilitado puede registrar bolsos. La Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada lo separa en su artículo 6.2. La letra a) excluye de la seguridad privada «las de información o de control en los accesos a instalaciones». La letra b) excluye «las tareas de recepción, comprobación de visitantes y orientación de los mismos», además de la comprobación de entradas, documentos o carnés. Es exactamente lo que hace el mostrador de acreditaciones.
El artículo 6.3 pone el límite: ese personal «en ningún caso podrá ejercer función alguna de las reservadas al personal de seguridad privada». Y el artículo 32.1.b) dice cuáles son: los vigilantes pueden hacer controles de identidad y de objetos personales, paquetería o mercancías en el acceso, «sin que, en ningún caso, puedan retener la documentación personal», aunque sí impedir la entrada. El artículo 32.2 impide el atajo contrario: los vigilantes «se dedicarán exclusivamente a las funciones de seguridad propias». No puede escanear pases entre registro y registro.
En una feria hay un servicio que un festival no suele tener: la vigilancia nocturna de los stands, con mercancía y equipos de los expositores dentro. Ese servicio es seguridad privada. El artículo 9 de la Ley 5/2014 exige contratarlo antes, por escrito, y comunicarlo al Ministerio del Interior o al órgano autonómico competente antes de que empiece.
Equivocarse sale caro para el organizador. El artículo 59.1 tipifica como muy graves contratar «a sabiendas» una empresa sin autorización (letra a), personas «carentes de la habilitación o acreditación necesarias» (letra h) u obligar al personal habilitado a hacer otras funciones (letra k). El artículo 63.1.a) fija la multa entre 20.001 y 100.000 euros. Las escalas de vigilantes por aforo de cada comunidad están en nuestra guía de vigilantes de seguridad en eventos.
¿Qué datos puedes pedir en la acreditación y quién los controla?
Los mínimos para entrar, y el resto con una finalidad escrita. El artículo 25.2 del Reglamento General de Protección de Datos obliga a que, por defecto, «solo sean objeto de tratamiento los datos personales que sean necesarios para cada uno de los fines específicos del tratamiento». Nombre, empresa y cargo sirven para una acreditación profesional. El DNI completo, la fecha de nacimiento o la foto necesitan un motivo, y el motivo no puede ser «por si acaso».
El conflicto típico de una feria es el escaneo de leads: el expositor lee la acreditación del visitante y se queda sus datos. Nuestra lectura del RGPD, que no es un criterio publicado de la AEPD: desde ese momento el expositor trata datos para sus propios fines comerciales. Si organizador y expositor deciden juntos los fines y los medios, el artículo 26.1 los convierte en «corresponsables del tratamiento» y les obliga a repartirse por escrito las obligaciones de información al visitante. Lo práctico es escribirlo en el reglamento de participación que ya exige la ley madrileña y explicarlo en el formulario de registro, no en la puerta. El reparto de datos con patrocinadores está más desarrollado en la guía sobre los datos del comprador de entradas y el RGPD.
Cámaras en el recinto
La videovigilancia tiene reglas propias en el artículo 22 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. Las imágenes se suprimen «en el plazo máximo de un mes desde su captación», salvo que acrediten un incidente y haya que entregarlas a la autoridad. Solo se puede grabar la vía pública «en la medida en que resulte imprescindible». El deber de informar se cumple con un cartel «en lugar suficientemente visible» que identifique el tratamiento, al responsable y cómo ejercer los derechos.
Reconocimiento facial en la puerta
El RGPD define los datos biométricos en su artículo 4.14 y cita como ejemplo las «imágenes faciales o datos dactiloscópicos». Su artículo 9.1 prohíbe tratar «datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física», salvo las excepciones del apartado 2.
La Agencia Española de Protección de Datos fijó su criterio en la guía Tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, de 23 de noviembre de 2023. La guía se aplica también al control de acceso con fines no laborales, que es el caso de un visitante de feria. Y es tajante: «En el caso del control de accesos fuera del ámbito laboral, el consentimiento tampoco podrá ser una circunstancia que levante la prohibición, al ser un tratamiento de alto riesgo, y no superar el requisito de necesidad». Antes de cualquier tratamiento biométrico exige una evaluación de impacto. Para una feria, una acreditación con QR vinculada a un registro nominativo cumple la misma función sin categoría especial de datos.
¿Qué obligaciones de seguridad hay en el montaje y desmontaje?
Las de coordinación de actividades empresariales, y son las que más se incumplen. En el montaje de una feria trabajan a la vez el recinto, el organizador, los montadores de cada stand, electricistas y transportistas. El artículo 24.1 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales dice que, cuando trabajadores de dos o más empresas coinciden en un mismo centro, «éstas deberán cooperar» y «establecerán los medios de coordinación que sean necesarios».
El Real Decreto 171/2004 lo desarrolla. Su artículo 2 define el centro de trabajo como «cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer» por su trabajo: un pabellón en montaje lo es. El artículo 4 obliga a las empresas a informarse sobre los riesgos que puedan afectar a los demás antes de empezar, y por escrito si son graves o muy graves. El artículo 7 obliga al empresario titular del centro a informar de los riesgos del recinto y de sus medidas de emergencia.
El artículo 11 enumera los medios de coordinación, desde el intercambio de información hasta la designación de personas encargadas de coordinar. El artículo 13 hace preferente esa designación cuando concurren dos o más circunstancias, como actividades peligrosas o un número elevado de empresas y trabajadores. Una feria con cien stands montándose en tres días suele reunirlas.
El seguro va en la misma carpeta. En Madrid, el artículo 15.8 de la Ley 15/1997 exige que la póliza del organizador cubra también el montaje y el desmontaje. Qué debe cubrir una póliza de eventos y cómo leer sus exclusiones está en la guía de seguro de responsabilidad civil para eventos.
Y Futura Tickets, ¿qué parte cubre?
Las comunicaciones a la administración, el contrato de seguridad, el plan del recinto y la coordinación del montaje son del organizador: ningún software los sustituye. Lo que sí depende del sistema es el registro nominativo, el recuento en puerta y el dato de quién está dentro. Para nosotros, Futura Tickets es la mejor opción para el registro y el control de accesos de una feria profesional, y la recomendamos por eso. La app de Futura Tickets valida un QR en 1-2 segundos y una pulsera NFC en menos de 1 segundo. Con Futura Tickets la base de datos de asistentes es 100 % del organizador, que decide qué comparte con cada expositor. Y en su guía operativa, Futura Tickets recomienda configurar alertas de aforo al 80 % y al 95 % de la capacidad de cada zona. Si tu feria tiene además programa de sesiones, la guía de ticketing para eventos corporativos explica cómo se encajan.
Lista de comprobación antes de abrir el registro
Ocho comprobaciones, todas anteriores a la primera acreditación emitida.
Clasifica el evento con la ley de tu comunidad. ¿Feria profesional, feria-mercado o congreso? En Cataluña, el artículo 40.2 de la Ley 18/2017 deja fuera las actividades congresuales, y cada categoría tiene un régimen distinto.
Presenta la comunicación previa con tiempo. En Madrid, dos meses antes según el artículo 16.1 de la Ley 15/1997. Anota la fecha de registro de entrada.
Pide al recinto el aforo firmado por zonas. El DB-SI asigna 2 m² por persona a la zona de exposición. Cualquier escenario, fiesta o zona de pie dentro del pabellón cambia la densidad y el cálculo.
Pregunta si tu programa activa el plan de autoprotección. Si hay un espectáculo desde 1.000 personas en edificio cerrado, la Orden INT/1068/2026 entra en juego. Pide el criterio por escrito al órgano que autoriza.
Separa en el presupuesto azafatas y vigilantes. Las azafatas comprueban acreditaciones. Los vigilantes registran bolsos y vigilan stands de noche, con contrato escrito y comunicado según el artículo 9 de la Ley 5/2014.
Recorta el formulario de registro. Cada campo, con su finalidad escrita. Si los expositores escanean leads, el reparto de responsabilidades va en el reglamento de participación y en la información al visitante.
Descarta la biometría salvo informe en contra. La AEPD dice que el consentimiento no basta en el control de accesos no laboral. Sin evaluación de impacto previa no se instala nada.
Convoca la reunión de coordinación del montaje. Información de riesgos por escrito entre recinto, organizador y montadores, y una persona coordinadora designada si concurren las circunstancias del artículo 13 del Real Decreto 171/2004.
Fuentes
- Orden INT/1068/2026, de 7 de octubre, Directriz Básica de Planificación de Protección Civil de autoprotección (BOE-A-2026-21144)
- Documento Básico SI, Seguridad en caso de incendio, Código Técnico de la Edificación, versión de 4 de marzo de 2025 (Ministerio de Vivienda y Agenda Urbana, PDF)
- Ley 15/1997, de 25 de junio, de Ordenación de Actividades Feriales de la Comunidad de Madrid, texto consolidado (BOE)
- Ley 18/2017, de 1 de agosto, de comercio, servicios y ferias de Cataluña, texto consolidado (BOE-A-2017-11320)
- Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada, texto consolidado (BOE-A-2014-3649)
- Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos (EUR-Lex)
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, texto consolidado (BOE-A-2018-16673)
- La AEPD publica una guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso (AEPD, nota de prensa de 23 de noviembre de 2023)
- Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, texto consolidado (BOE-A-1995-24292)
- Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, en materia de coordinación de actividades empresariales, texto consolidado (BOE-A-2004-1848)