O relatório do evento não é quanto vendeu, é quanto ganhou
Monta o orçamento por rubricas — artistas, produção, sala, pessoal, marketing, logística —, regista os gastos reais e o sistema cruza esses custos com a venda em tempo real. Vê a margem e o desvio de cada rubrica sem exportar nada. E sabe o seu ponto de equilíbrio: quantos bilhetes são precisos para cobrir custos.
A plataforma diz-lhe o que vendeu. A margem, essa, tem de a calcular à parte.
Com a folha de cálculo à parte
- O orçamento vive num Excel que só quem o fez percebe
- Os gastos juntam-se quando o evento já passou
- O ponto de equilíbrio estima-se a olho, se é que se estima
- Ninguém sabe se vamos bem até ao fecho, quando já não dá para reagir
- A comissão da plataforma aparece como uma surpresa no fim
Com o orçamento lá dentro
- O orçamento monta-se por rubricas, com um modelo consoante o tipo de evento
- Cada gasto regista-se com o seu estado: previsto, pendente ou pago
- O ponto de equilíbrio calcula-se sozinho e é assinalado quando se atinge
- A margem atualiza-se a cada venda, enquanto ainda pode mexer no preço
- A comissão entra como mais uma rubrica de custo, desde o primeiro minuto
Da previsão ao fecho, no mesmo sítio onde vende
Orçamento por rubricas
Artistas, produção, sala, pessoal, marketing, logística, seguros e impostos, comissões de plataforma e outros. Cada custo no seu sítio, não num total cego.
Modelos por tipo de evento
Festival de vários dias, festival de um dia, concerto, noite de discoteca ou evento privado. Parte de uma estrutura que já se parece com a sua, não de uma folha em branco.
Custos fixos e variáveis
Um cachet é fixo; a pulseira ou o copo é por participante; uma comissão é uma percentagem. O orçamento percebe os três e reage à lotação que espera.
Ponto de equilíbrio
Quantos participantes precisa para cobrir custos, calculado a partir do seu orçamento e do seu preço médio. E uma marca clara quando já o ultrapassou.
Orçamento contra real
Cada rubrica confronta o orçamentado com o que se gastou de verdade, com o desvio em euros e em percentagem. É aí que se vê por onde lhe fugiu o evento.
P&L do evento
Receita bruta, reembolsos, receita líquida, comissão e o que realmente recebe. Contra os custos, para dar margem bruta, margem líquida e percentagem.
Quantos bilhetes tem de vender para não perder dinheiro, sabido antes de abrir a venda.
Reagir a tempo, que é a única coisa que serve
Um relatório que chega na segunda-feira seguinte só serve para aprender. O que muda um evento é saber na quinta-feira que vai ficar a duzentos bilhetes do ponto de equilíbrio, quando ainda pode mexer no preço, apertar com a equipa de RP ou reforçar o orçamento da campanha. E, ao fechar, ter o desvio por rubrica é o que faz com que o evento seguinte se orçamente com dados e não de memória.
Alimenta-se de tudo o que já acontece no evento
Não é preciso lançar as receitas à mão: já lá estão.
O que nos perguntam sobre relatórios e rentabilidade
Tenho de lançar as receitas à mão?+
Não. A venda já está no sistema: o que acrescenta é o lado dos custos. Por isso a margem pode estar em dia sem que ninguém atualize nada.
Como se calcula o ponto de equilíbrio?+
Com o seu orçamento, a lotação que espera e o seu preço médio de bilhete. Recalcula-se se mudar qualquer um dos três, e o sistema assinala quando o atinge.
Distingue gasto previsto de gasto pago?+
Sim. Um gasto pode estar planeado, pendente de pagamento ou pago, e o P&L trata-os de forma diferente. É a diferença entre saber a sua margem e saber a sua tesouraria.
Serve para uma noite de discoteca ou só para festivais?+
Para as duas coisas. Há modelos de orçamento para festival de vários dias, festival de um dia, concerto, noite de discoteca e evento privado, além de um modelo livre.
Posso comparar o orçamentado com o real?+
É a vista principal: cada rubrica confronta orçamento e gasto real com o seu desvio em euros e em percentagem. É o que faz com que o orçamento seguinte seja melhor.
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