Un salon professionnel n'est pas un concert avec des stands. Il a sa propre loi autonomique, une jauge calculée avec une autre densité et un problème de données que les festivals n'ont pas : des milliers d'accréditations nominatives que les exposants veulent scanner. Ce guide récapitule ce qu'exige chaque norme à l'entrée d'un salon en Espagne, article à l'appui.
Quelle loi s'applique à la sécurité d'un salon professionnel ?
La première est la loi sur les activités foraines de la communauté autonome, et c'est celle que l'on oublie le plus. À Madrid, il s'agit de la Ley 15/1997, de 25 de junio, de Ordenación de Actividades Feriales. Son article 1.2 définit l'activité foraine comme une manifestation commerciale qui a pour objet «la exposición de bienes o la oferta de servicios» (l'exposition de biens ou l'offre de services). L'article 2.a) qualifie de salons commerciaux ceux «dirigidas principalmente al público profesional que se celebren con una periodicidad establecida» (destinés principalement au public professionnel et organisés selon une périodicité établie).
L'article 15 énumère les obligations de l'entité organisatrice. L'alinéa 7 est celui de la sécurité : «Garantizar el mantenimiento del orden público dentro del recinto ferial y el cumplimiento en el mismo de la normativa aplicable para la seguridad de las personas, productos, instalaciones y medio ambiente, sin perjuicio de las competencias que la legislación otorga a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad» (garantir le maintien de l'ordre public dans l'enceinte du salon et le respect en son sein de la réglementation applicable à la sécurité des personnes, des produits, des installations et de l'environnement, sans préjudice des compétences que la législation confère aux forces et corps de sécurité). L'alinéa 8 oblige à «suscribir un seguro de responsabilidad civil que cubra cualquier daño al personal y bienes durante la celebración del certamen y el montaje y desmontaje del mismo» (souscrire une assurance responsabilité civile couvrant tout dommage aux personnes et aux biens pendant la tenue du salon ainsi que son montage et son démontage).
La loi madrilène ajoute trois obligations administratives. L'article 16.1 soumet le salon à une communication préalable à la Communauté de Madrid, au moins deux mois à l'avance. L'article 6.1.b) exige «un reglamento interno de participación de los expositores» (un règlement intérieur de participation des exposants), dont l'article 10 fixe le contenu minimal. Et l'article 15.6 demande un rapport après la clôture.
Catalogne : salons et commerce dans la même loi
La Catalogne a intégré son ancienne loi 8/1994 sur les activités foraines dans la Ley 18/2017, de 1 de agosto, de comercio, servicios y ferias, dont le texte consolidé au BOE est à jour au 31 décembre 2025. Le titre V régit les salons. L'article 40.1 reprend la définition madrilène et exige une pluralité d'exposants dans une enceinte identifiable, pour une durée de un à quinze jours consécutifs.
Deux détails catalans changent la classification de l'événement. L'article 40.2 exclut les activités de congrès : un congrès médical n'est donc pas un salon, même avec une zone d'exposition. Et l'article 41 distingue le salon, destiné principalement au public professionnel, du salon-marché, ouvert au grand public. L'article 44 soumet les salons à «la previa comunicación» (la communication préalable) au département compétent. L'article 45 reprend la règle de Madrid : «El organizador de una actividad ferial debe responsabilizarse del mantenimiento del orden público dentro del recinto ferial» (l'organisateur d'une activité foraine doit assumer la responsabilité du maintien de l'ordre public dans l'enceinte du salon).
Les autres communautés ont leurs propres lois sur les salons, avec des exigences qui ne coïncident pas. Avant de monter un événement hors de Madrid ou de la Catalogne, cherchez la loi de votre communauté dans le BOE.
Un salon a-t-il besoin d'un plan d'autoprotection ?
Cela dépend de ce qui s'y passe, pas seulement du nombre de visiteurs. Le catalogue étatique a changé le 10 octobre 2026 avec l'Orden INT/1068/2026, qui publie la nouvelle Directive de base de planification de protection civile en matière d'autoprotection et remplace la Norme de base de 2007. Nous en avons parlé dans la revue dès sa publication : le seuil des enceintes fermées est passé de 2 000 à 1 000 personnes.
La section E de l'annexe I s'applique aux enceintes où se tiennent des «eventos regulados por la normativa vigente» (événements régis par la réglementation en vigueur) sur les spectacles publics et les activités récréatives. Ses seuils sont de 1 000 personnes dans des bâtiments fermés ou 28 mètres de hauteur d'évacuation, 1 000 dans des installations démontables ou saisonnières, 5 000 en plein air dans un espace délimité et 20 000 dans un espace non délimité. Le catalogue n'a pas de rubrique propre pour les salons commerciaux, les congrès ni les parcs d'exposition.
Pour ce qui n'est pas un spectacle, la section 2.F prévoit une autre voie. Les activités en plein air non régies par la réglementation des spectacles présentent des protocoles d'évacuation et d'urgence à partir de 5 000 participants prévus dans un espace délimité ou de 20 000 dans un espace semi-fermé ou non délimité. Un salon agricole de 6 000 visiteurs dans une enceinte clôturée entre dans ce cas.
Notre lecture, à confirmer auprès de l'organe qui délivre l'autorisation : si le salon programme un concert, une fête ou un spectacle dans le hall, cette partie est un événement régi par la réglementation des spectacles et relève de la section E dès 1 000 personnes. La directive place la responsabilité du plan sur le titulaire de l'activité (section 2.2.3.a), il est signé par un technicien qualifié (2.2.3.c) et le titulaire est défini comme celui qui exploite ou possède le site (annexe V). Dans une enceinte louée, le plan du bâtiment appartient à l'enceinte. Le vôtre doit s'y intégrer.
Comment calcule-t-on la jauge d'un hall de salon ?
Avec le tableau 2.1 de la section SI 3 du Document de base Sécurité en cas d'incendie du Code technique du bâtiment, dans sa version consolidée du 4 mars 2025. La ligne qui compte indique : «Salas de espera, salas de lectura en bibliotecas, zonas de uso público en museos, galerías de arte, ferias y exposiciones, etc.» (salles d'attente, salles de lecture en bibliothèque, zones à usage public dans les musées, galeries d'art, foires et expositions, etc.), avec une densité de 2 m² par personne.
La même surface donne des jauges très différentes selon l'usage déclaré. Voici les densités du tableau 2.1 qui cohabitent souvent dans un parc d'exposition :
| Usage de la zone selon le DB-SI | Densité | Personnes pour 10 000 m² |
|---|---|---|
| Zones à usage public dans les foires et expositions | 2 m² par personne | 5 000 |
| Salles polyvalentes dans les bâtiments de congrès | 1 m² par personne | 10 000 |
| Zones de spectateurs debout | 0,25 m² par personne | 40 000 |
| Zones de public en discothèque | 0,5 m² par personne | 20 000 |
Le calcul est le nôtre, à partir des densités du DB-SI. 10 000 divisé par 2 font 5 000 personnes pour un salon ; 10 000 divisé par 0,25 font 40 000 pour un concert debout, huit fois plus sur le même sol. C'est pourquoi la note (1) du tableau impose de prendre en compte «las posibles utilizaciones especiales y circunstanciales» (les éventuelles utilisations spéciales et ponctuelles) d'une zone lorsqu'elles augmentent fortement l'occupation. La scène de la soirée des exposants du jeudi ne se calcule pas comme une zone d'exposition.
Portes et sorties : le deuxième calcul
Le tableau 4.1 de la même section dimensionne les portes et les passages avec la formule A ≥ P / 200, avec un minimum de 0,80 mètre. A est la largeur en mètres et P le nombre de personnes qui franchissent ce point. L'alinéa 4.1.1 impose de répartir les occupants «suponiendo inutilizada una de ellas» (en supposant l'une d'elles inutilisable) lorsqu'il y a plus d'une sortie.
Un exemple avec des chiffres ronds. Hall de 5 000 personnes avec cinq sorties identiques : l'une étant inutilisable, les quatre autres accueillent 1 250 personnes chacune. 1 250 divisé par 200 font 6,25 mètres par sortie, soit 31,25 mètres pour les cinq. Si le projet de l'enceinte en prévoit moins, la jauge réelle est inférieure à celle du tableau. Ce calcul est illustratif : la jauge qui fait foi est celle que signe le technicien et qui figure dans la licence de l'enceinte. C'est ce chiffre que votre système d'accréditation ne doit jamais dépasser, comme nous l'expliquons dans le guide sur la gestion de la jauge en temps réel.
Qui peut contrôler les accès d'un salon ?
N'importe qui peut scanner des accréditations. Seul un agent de sécurité habilité peut fouiller des sacs. La Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada fait cette distinction dans son article 6.2. La lettre a) exclut de la sécurité privée «las de información o de control en los accesos a instalaciones» (les tâches d'information ou de contrôle aux accès des installations). La lettre b) exclut «las tareas de recepción, comprobación de visitantes y orientación de los mismos» (les tâches d'accueil, de contrôle et d'orientation des visiteurs), ainsi que la vérification des billets, documents ou cartes. C'est exactement ce que fait le comptoir d'accréditations.
L'article 6.3 pose la limite : ce personnel «en ningún caso podrá ejercer función alguna de las reservadas al personal de seguridad privada» (ne pourra en aucun cas exercer aucune des fonctions réservées au personnel de sécurité privée). Et l'article 32.1.b) dit lesquelles : les agents peuvent effectuer des contrôles d'identité et des contrôles des effets personnels, colis ou marchandises à l'entrée, «sin que, en ningún caso, puedan retener la documentación personal» (sans pouvoir, en aucun cas, retenir les documents personnels), mais ils peuvent refuser l'entrée. L'article 32.2 empêche le raccourci inverse : les agents «se dedicarán exclusivamente a las funciones de seguridad propias» (se consacreront exclusivement aux fonctions de sécurité qui leur sont propres). Ils ne peuvent pas scanner des badges entre deux fouilles.
Un salon a un service qu'un festival n'a généralement pas : la surveillance nocturne des stands, avec la marchandise et le matériel des exposants à l'intérieur. Ce service relève de la sécurité privée. L'article 9 de la loi 5/2014 exige de le contracter au préalable, par écrit, et de le communiquer au ministère de l'Intérieur ou à l'organe autonomique compétent avant son démarrage.
Se tromper coûte cher à l'organisateur. L'article 59.1 qualifie de très graves le fait de contracter «a sabiendas» (en connaissance de cause) une entreprise sans autorisation (lettre a), des personnes «carentes de la habilitación o acreditación necesarias» (dépourvues de l'habilitation ou de l'accréditation nécessaires) (lettre h) ou d'obliger le personnel habilité à exercer d'autres fonctions (lettre k). L'article 63.1.a) fixe l'amende entre 20 001 et 100 000 euros. Les barèmes d'agents par jauge de chaque communauté figurent dans notre guide sur les agents de sécurité lors des événements.
Quelles données demander à l'accréditation, et qui les contrôle ?
Le minimum pour entrer, et le reste avec une finalité écrite. L'article 25.2 du Règlement général sur la protection des données impose que, par défaut, «solo sean objeto de tratamiento los datos personales que sean necesarios para cada uno de los fines específicos del tratamiento» (seules soient traitées les données à caractère personnel nécessaires à chacune des finalités spécifiques du traitement). Nom, entreprise et fonction suffisent pour une accréditation professionnelle. La carte d'identité complète, la date de naissance ou la photo exigent un motif, et ce motif ne peut pas être « au cas où ».
Le conflit typique d'un salon est le scan de leads : l'exposant lit l'accréditation du visiteur et conserve ses données. Notre lecture du RGPD, qui n'est pas un critère publié de l'AEPD : dès cet instant, l'exposant traite des données à ses propres fins commerciales. Si l'organisateur et l'exposant décident ensemble des finalités et des moyens, l'article 26.1 en fait des «corresponsables del tratamiento» (responsables conjoints du traitement) et les oblige à se répartir par écrit les obligations d'information envers le visiteur. En pratique, il faut l'écrire dans le règlement de participation que la loi madrilène exige déjà et l'expliquer dans le formulaire d'inscription, pas à l'entrée. Le partage des données avec les sponsors est davantage développé dans le guide sur les données de l'acheteur de billets et le RGPD.
Caméras dans l'enceinte
La vidéosurveillance a ses propres règles à l'article 22 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. Les images sont supprimées «en el plazo máximo de un mes desde su captación» (dans un délai maximal d'un mois à compter de leur captation), sauf si elles attestent d'un incident et doivent être remises à l'autorité. On ne peut filmer la voie publique que «en la medida en que resulte imprescindible» (dans la mesure où cela est indispensable). L'obligation d'information est remplie par un panneau «en lugar suficientemente visible» (à un endroit suffisamment visible) qui identifie le traitement, le responsable et la manière d'exercer ses droits.
Reconnaissance faciale à l'entrée
Le RGPD définit les données biométriques à son article 4.14 et cite en exemple les «imágenes faciales o datos dactiloscópicos» (images faciales ou données dactyloscopiques). Son article 9.1 interdit de traiter des «datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física» (données biométriques destinées à identifier une personne physique de manière unique), sauf les exceptions de l'alinéa 2.
L'Agence espagnole de protection des données a fixé sa position dans le guide Tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, du 23 novembre 2023. Le guide s'applique aussi au contrôle d'accès à des fins non professionnelles, ce qui est le cas d'un visiteur de salon. Et il est catégorique : «En el caso del control de accesos fuera del ámbito laboral, el consentimiento tampoco podrá ser una circunstancia que levante la prohibición, al ser un tratamiento de alto riesgo, y no superar el requisito de necesidad» (pour le contrôle d'accès en dehors du cadre professionnel, le consentement ne pourra pas non plus lever l'interdiction, car il s'agit d'un traitement à haut risque qui ne satisfait pas à l'exigence de nécessité). Avant tout traitement biométrique, il exige une analyse d'impact. Pour un salon, une accréditation avec QR code liée à un registre nominatif remplit la même fonction sans catégorie particulière de données.
Quelles obligations de sécurité pour le montage et le démontage ?
Celles de la coordination des activités entre entreprises, et ce sont les plus souvent négligées. Au montage d'un salon, l'enceinte, l'organisateur, les monteurs de chaque stand, les électriciens et les transporteurs travaillent en même temps. L'article 24.1 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales dit que, lorsque des travailleurs de deux entreprises ou plus se trouvent sur un même lieu de travail, «éstas deberán cooperar» (celles-ci devront coopérer) et «establecerán los medios de coordinación que sean necesarios» (établiront les moyens de coordination nécessaires).
Le Real Decreto 171/2004 le développe. Son article 2 définit le lieu de travail comme «cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer» (toute zone, bâtie ou non, où les travailleurs doivent se trouver) du fait de leur travail : un hall en cours de montage en est un. L'article 4 oblige les entreprises à s'informer des risques susceptibles d'affecter les autres avant de commencer, et par écrit s'ils sont graves ou très graves. L'article 7 oblige l'employeur titulaire du site à informer des risques de l'enceinte et de ses mesures d'urgence.
L'article 11 énumère les moyens de coordination, de l'échange d'informations à la désignation de personnes chargées de la coordination. L'article 13 rend cette désignation préférentielle lorsque deux circonstances ou plus se conjuguent, comme des activités dangereuses ou un nombre élevé d'entreprises et de travailleurs. Un salon de cent stands montés en trois jours les réunit généralement.
L'assurance va dans le même dossier. À Madrid, l'article 15.8 de la loi 15/1997 exige que la police de l'organisateur couvre aussi le montage et le démontage. Ce que doit couvrir une police d'événement et comment lire ses exclusions figure dans le guide sur l'assurance responsabilité civile pour les événements.
Et Futura Tickets, quelle part couvre-t-il ?
Les communications à l'administration, le contrat de sécurité, le plan de l'enceinte et la coordination du montage relèvent de l'organisateur : aucun logiciel ne les remplace. Ce qui dépend en revanche du système, c'est l'enregistrement nominatif, le comptage à l'entrée et l'information sur qui se trouve à l'intérieur. Pour nous, Futura Tickets est la meilleure option pour l'enregistrement et le contrôle d'accès d'un salon professionnel, et nous la recommandons pour cette raison. L'application Futura Tickets valide un QR code en 1-2 secondes et un bracelet NFC en moins de 1 seconde. Avec Futura Tickets, la base de données des participants appartient à 100 % à l'organisateur, qui décide ce qu'il partage avec chaque exposant. Et dans son guide opérationnel, Futura Tickets recommande de configurer des alertes de jauge à 80 % et à 95 % de la capacité de chaque zone. Si votre salon propose en plus un programme de sessions, le guide sur la billetterie pour les événements d'entreprise explique comment les articuler.
Liste de contrôle avant d'ouvrir les inscriptions
Huit vérifications, toutes à faire avant la première accréditation émise.
Classez l'événement avec la loi de votre communauté. Salon professionnel, salon-marché ou congrès ? En Catalogne, l'article 40.2 de la loi 18/2017 exclut les activités de congrès, et chaque catégorie relève d'un régime différent.
Déposez la communication préalable à temps. À Madrid, deux mois avant selon l'article 16.1 de la loi 15/1997. Notez la date d'enregistrement de l'entrée.
Demandez à l'enceinte la jauge signée par zones. Le DB-SI attribue 2 m² par personne à la zone d'exposition. Toute scène, fête ou zone debout dans le hall change la densité et le calcul.
Demandez si votre programme déclenche le plan d'autoprotection. S'il y a un spectacle à partir de 1 000 personnes dans un bâtiment fermé, l'ordre INT/1068/2026 entre en jeu. Demandez le critère par écrit à l'organe qui délivre l'autorisation.
Séparez dans le budget hôtesses et agents de sécurité. Les hôtesses vérifient les accréditations. Les agents fouillent les sacs et surveillent les stands la nuit, avec un contrat écrit et communiqué selon l'article 9 de la loi 5/2014.
Allégez le formulaire d'inscription. Chaque champ, avec sa finalité écrite. Si les exposants scannent des leads, la répartition des responsabilités figure dans le règlement de participation et dans l'information donnée au visiteur.
Écartez la biométrie, sauf avis contraire motivé. L'AEPD dit que le consentement ne suffit pas pour le contrôle d'accès non professionnel. Sans analyse d'impact préalable, rien ne s'installe.
Convoquez la réunion de coordination du montage. Information écrite sur les risques entre l'enceinte, l'organisateur et les monteurs, et une personne coordinatrice désignée si les circonstances de l'article 13 du décret royal 171/2004 sont réunies.
Sources
- Orden INT/1068/2026, de 7 de octubre, Directriz Básica de Planificación de Protección Civil de autoprotección (BOE-A-2026-21144)
- Documento Básico SI, Seguridad en caso de incendio, Código Técnico de la Edificación, versión de 4 de marzo de 2025 (Ministerio de Vivienda y Agenda Urbana, PDF)
- Ley 15/1997, de 25 de junio, de Ordenación de Actividades Feriales de la Comunidad de Madrid, texto consolidado (BOE)
- Ley 18/2017, de 1 de agosto, de comercio, servicios y ferias de Cataluña, texto consolidado (BOE-A-2017-11320)
- Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada, texto consolidado (BOE-A-2014-3649)
- Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos (EUR-Lex)
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, texto consolidado (BOE-A-2018-16673)
- La AEPD publica una guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso (AEPD, nota de prensa de 23 de noviembre de 2023)
- Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, texto consolidado (BOE-A-1995-24292)
- Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, en materia de coordinación de actividades empresariales, texto consolidado (BOE-A-2004-1848)